Phần mềm có cơ chế tự động tìm kiếm và thông báo cho người dùng biết khi có phiên bản mới (máy tính có kết nối mạng internet).

         Metadata thường xuyên đưa ra những phiên bản mới để:

                  + Bổ sung những tính năng và tiện ích mới, hay vào phần mềm

                  + Chỉnh sửa, thay đổi theo các Quyết định, chế độ kế toán hiện hành của nhà nước

                  + Sửa chữa lỗi phát sinh (nếu có)

        Thao tác nâng cấp:

                  Khi hiển thị thông báo nâng cấp người dùng kích vào nút "Tải về", Phần mềm sẽ tự động tải phiên bản mới nhất về và thực hiện cài đặt nâng cấp hoặc người dùng có thể đăng nhập vào trang web của Metadata để tải bộ setup về để cài đặt nâng cấp (xem thêm tại đây) 

        Lưu ý :

         - Trước khi nâng cấp, đóng hết  phần mềm của Metadata trên máy chủ và máy trạm (nếu có) .

         - Khi cài nâng cấp, để tất cả ở chế độ mặc định và cài cho tất cả các máy trong hệ thống

         - Sau khi nâng cấp, máy chủ đăng nhập vào tệp dữ liệu ít nhất 1 lần thì máy trạm mới đăng nhập được

         Sau khi nâng cấp  người dùng vẫn tiếp tục sử dụng trên những tệp dữ liệu đã nhập liệu trước đó: Với một tiến trình phát triển nhất quán những phiên bản sau của Metadata đều đọc, nâng cấp và chạy tiếp tệp cơ sở dữ liệu của những phiên bản trước đó.

Khi bắt đầu ứng dụng phần mềm vào hoạt động của doanh nghiệp người dùng lưu ý một vài điểm như sau:

     + Kiểm tra chế độ kế toán mà tệp đang áp dụng (QĐ 48 hay QĐ 15) có phù hợp với chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng không.

     có thể kiểm tra bằng cách xem hệ thống Tài khoản (TK) mặc định phần mềm tạo ra nếu có các TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 thì là tệp đang áp dụng QĐ 15, nếu không có thì tệp đang áp dụng QĐ 48

     + Kiểm tra vị trí lưu tệp dữ liệu:  tránh lưu ở ổ đĩa cài hệ điều hành

     + Nên tạo các USER (Người dùng)  và phân quyền chi tiết cho từng USER nếu có nhiều người cùng làm việc với tệp

        Người dùng có thể ứng dụng Metadata Accounting ngay vào hoạt động của doanh nghiệp mà không cần phải khai báo bất kỳ thông tin nào trước.  Với quy trình xử lý dữ liệu chặt chẽ và thống nhất, Metadata Accounting cho phép Cập nhật số dư đầu ở bất kỳ thời điểm nào, thực hiện khai báo thông tin và bổ sung danh mục trong khi nhập liệu, ...

        Tuy nhiên, để ứng dụng hiệu quả MetaData Accounting vào công tác Quản lý Kế toán và Quản trị Doanh nghiệp, người dùng nên xây dựng mô hình quản lý dữ liệu cho phù hợp với Doanh nghiệp (ví dụ: như phân nhóm Hàng hóa, phân nhóm Khách hàng, …), đồng thời xác định nhu cầu về các báo cáo của doanh nghiệp để chuẩn hóa các nghiệp vụ kế toán phát sinh một cách thống nhất …

     + Khai báo các tham số tùy chọn: như Tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Mã số thuế, Logo của Doanh nghiệp; Định dạng ngày tháng, ...)

     + Khai báo danh mục: như Hệ thống Tài khoản sử dụng, Danh mục khách hàng, Danh mục kho, Danh mục Hàng hóa, ...

     + Khai báo số dư ban đầu: Khai báo số dư đầu các Tài khoản, Hàng hóa tồn kho chi tiết, Công nợ chi tiết, Số dư tài khoản Ngân hàng, Tài sản cố định, Chi tiết các khoản Chi phí trả trước.

    + Khai báo kế chuyển tự động số dư tài khoản: Khai báo tài khoản kết chuyển số dư cuối kỳ cho các Tài khoản Cuối kỳ không có số dư. Mặc định ứng dụng đã khai báo sẵn kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ theo hệ thống kế toán hiện hành cho toàn bộ các tài khoản đầu 5 trở lên. Việc kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ là hoàn toàn tự động, người sử dụng không cần thao tác gì thêm.

Phiếu khai báo kết chuyển số dư tài khoản để cập nhật toàn bộ những bút toán mà người dùng muốn phần mềm tự động thực hiện kết chuyển khi có phát sinh.

       Do có cơ chế tự động thực hiện kết chuyển (tự động kết chuyển doanh thu, chi phí sang kết quả kinh doanh và đưa ra lãi lỗ) nên hệ thống báo cáo trên phần mềm luôn luôn sẵn sàng ở mọi thời điểm để người dùng sử dụng mà không cần phải làm bất kỳ thao tác nào trước khi xem qua đó người dùng có được ngay những dữ liệu cần thiết để quản lý, báo cáo và đưa ra những quyết định quản trị đúng đắn kịp thời.

       Do tự động kết chuyển nên khi người dùng thay đổi lại số liệu của kỳ trước, năm trước thì phần mềm tự động kết chuyển lại số dư đảm bảo số liệu trên phần mềm luôn luôn nhất quán và hợp lệ. (ví dụ: hiện tại đã nhập liệu đến tháng 5/2012, người dùng phát hiện thấy sai sót phần chi phí 6422 ở tháng 1/2012 và chỉnh sửa thì phần mềm tự động thực hiện kết chuyển lại  6422 -> 911 -> 4212)

      Phiếu khai báo kết chuyển phần mềm đã cài đặt mặc định sẵn toàn bộ các bút toán kết chuyển từ của tài khoản (TK) từ  TK đầu 5 đến TK đầu 9 theo chế độ hiện hành. Người dùng hoàn toàn có thể chỉnh sửa, xóa hoặc bổ sung thêm các bút toán kết chuyển trong phiếu này.

      Phần mềm sẽ mặc định kết chuyển số dư từ TK nguồn sang TK đích ngay tại thời điểm phát sinh liên quan đến TK nguồn.

Sau khi chốt số liệu người dùng vào menu Tổng hợp | Số ban dư đầu để cập nhật số dư tài khoản vào phần mềm (việc cập nhật số dư đầu có thể được thực hiện ở bất kỳ thời điểm nào trong quá trình sử dụng) 

   Thao tác cập nhật số dư đầu chính là việc liệt kê các số dư các tài khoản vào phiếu ( xem thêm cách nhập số dư đầu tại đây )

     Dữ liệu của Phần mềm là dữ liệu liên năm, phần mềm sẽ tự thực hiện kết chuyển số dư tài khoản của năm trước sang năm sau. Sang năm mới người dùng chỉ việc tiếp tục cập nhật chứng từ phát sinh. 

   Bổ sung mã vào danh mục chính là việc khai báo, đăng ký mã vào phần mềm để phần mềm nhận biết và xử lý khi phát sinh trên phiếu hoặc báo cáo

      Thao tác bổ sung thêm mã:

             + Kích chuột phải vào danh mục -> chọn Thêm mã chi tiết hoặc thêm mã mẹ

             + Nhấn phím F5 trên bàn phím -> chọn loại Chi tiết hoặc loại Cây 

      với 2 cách này sau khi điền đầy đủ nội dung bắt buộc nhấn nút lưu là đã bổ sung xong 1 mã.

              + Chuyển mã trực tiếp từ excel vào phần mềm: yêu cầu phải thiết kế bản excel theo đúng mẫu.

(xem thêm cách làm việc với danh mục tại đây)

      Cách quản lý mã trên danh mục:

          + Ở tab Tổng quát: Mã sẽ được sắp xếp theo vần A B C theo thứ tự từ trên xuống, việc sắp xếp này sẽ rất thuận tiện khi thao tác tìm kiếm đến một mã nào đó, người dùng chỉ việc gõ ký tự đầu của mã là phần mềm sẽ trỏ đến khu vực có mã tương ứng.

          + Ở tab Cây danh mục: Mã được sắp xếp theo từng nhóm mã mẹ, với cách sắp xếp này sẽ thuận tiện khi người dùng cần tìm mã mà chỉ nhớ tên nhóm của mã đó.

          + Ở tab Tìm và lọc: Chỉ mã nào có cụm từ giống với chuỗi cần tìm thì mới thể hiện, cách này sẽ giúp người dùng giới hạn số lượng mã thể hiện để trỏ đến mã cần tìm một cách nhanh nhất. thuận tiện khi số lượng mã trong danh mục là rất lớn

 Danh mục trong phần mềm có 2 loại mã là : 

       + Mã mẹ (mã tổng hợp): mã này thể hiện trên danh mục là mã màu vàng, mã này không dùng để hạch toán lên phiếu mà dùng để tổng hợp số liệu lên báo cáo hoặc xem báo cáo. 

           Một mã mẹ có thể một hoặc nhiều mã con tùy ý

           Mã mẹ có thể tạo ra dạng cây phân cấp nhiều cấp: mã tổng hợp này có thể vừa là mã mẹ của nhiều mã tổng hợp khác nhưng đồng thời lại là mã con của một mã tổng hợp nào đó (cách quản lý tương tự như tạo các folder trong máy tính) do vậy người dùng có thể xem được báo cáo theo nhiều chiều 

           Khi tạo mã trong danh mục, người dùng nên khai báo các mã tổng hợp theo nhu cầu quản lý của đơn vị để tiện cho việc lập báo cáo và quản trị doanh nghiệp

        + Mã chi tiết: Mã này thể hiện trên danh mục là mã màu trắng và đặc trưng cho từng đối tượng cụ thể như: Khách hàng A, nhà cung cấp B,  ngân hàng C, ... Mã chi tiết dùng để cập nhật lên phiếu và được tổng hợp số liệu lên báo cáo hoặc xem báo cáo

            Mã chi tiết không có mã con

Có, đây chính là trường hợp cùng một mã hàng nhưng có nhiều đơn vị tính. 

Phần mềm kế toán Metadata không giới hạn đơn vị tính quy đổi của một mã hàng (ví dụ mua bằng tấn, xuất bằng tấn, tạ, kg, ... tùy ý ). Người dùng sẽ không phải tạo nhiều mã cho một mặt hàng và khi xuất hàng theo đơn vị tính nào thì phần mềm tự động quy đổi giá vốn theo đơn vị tính đó để áp vào phiếu, do vậy vừa giảm thời gian tính toán cho người dùng vừa tránh được tối đa sự nhầm lẫn về giá xuất.

    Cách khai báo nhiều đơn vị tính:

       + Trường hợp tạo ngay khi khai báo mã hàng: Khi tạo mã hàng hóa người dùng vào tab "Đơn vị tính khác" để cập nhật các đơn vị tính quy đổi

       + Trường hợp bổ sung đơn vị tính vào mã hàng: Chọn sửa mã chi tiết cần bổ sung và vào tab "Đơn vị tính khác" để cập nhật các đơn vị tính quy đổi

 Phần mềm quản lý được chi tiết đơn giá của từng mặt hàng cung cấp cho từng đại lý.

           Phần mềm có chức năng cài đặt  “Giá bán theo khách hàng” cho phép cài đặt sẵn giá bán của từng mặt hàng cho từng đối tượng hoặc nhóm đối tượng. Khi xuất bán hàng cho đối tượng nào thì phần mềm sẽ điền theo giá đã được cài đặt của đối tượng đó. 

Ưu điểm:

+ Giúp quản lý được chính xác giá cung cấp của từng mặt hàng cho từng đối tượng theo vụ việc hoặc hợp đồng đã ký kết, người dùng sẽ không phải theo dõi giá thủ công ở bên ngoài mà theo dõi ngay trên phần mềm.

   Khi có thay đổi chính sách giá của mã nào thì chỉ việc vào sửa lại đơn giá của mã đó, khi phát sinh xuất bán phần mềm sẽ lấy đơn giá cập nhật nhất.

+ Cho phép cài đặt và thực hiện các chương trình, chính sách giá theo từng khách hàng, từng nhóm khách.

Thao tác cài đặt:

+ B1: Trong danh mục hàng hóa, vật tư, CCDC kích vào mã hàng cần cài đặt giá và chọn sửa mã sau đó chọn sang tab “Giá bán theo khách hàng”.

+ B2: liệt kê các mã khách, các nhóm khách và giá bán tương ứng sau đó lưu lại.

Khi xuất bán hàng :

+   Với những khách hàng hoặc nhóm khách được liệt kê thì sẽ tự động điền giá theo giá đã cài đặt.

+   Với những khách hàng không được liệt kê hoặc không thuộc nhóm đã liệt kê thì sẽ được điền giá theo giá bán bên tab “Tổng quát” .

Có, phần mềm có chức năng thực hiện thu hoặc chi đồng thời cho nhiều đối tượng ngay trên một phiếu.

Phiếu thu - phiếu chi của Metadata có tính động cao, giao diện và các cột nhập liệu của phiếu linh hoạt đáp ứng cho nhu cầu thực hiện thu - chi một hay nhiều khách tùy theo ý muốn của người dùng mà vẫn quản lý, theo dõi được chi tiết đối tượng như Công nợ phải thu - phải trả, tạm ứng, ...

Thao tác:

Khi cập nhật phiếu thu, người dùng bỏ qua trường mã khách ở phần thông tin chung khi đó ở các dòng chi tiết sẽ hiển thị lên cột mã khách và tên khách để người dùng cập nhật số tiền thu của từng khách hàng

Nhập được nhiều loại thuế suất trên một phiếu cập nhật.

Với khả năng thay đổi giao diện theo nội dung người dùng cập nhật, phần mềm tự động hiển thị thêm chỉ tiêu khi có nhiều loại thuế suất trên phiếu. Ở phần cập nhật hóa đơn giá trị gia tăng người dùng cũng tách được phần tiền hàng và tiền thuế tương ứng với từng loại được viết trên hóa đơn

(Người dùng chỉ việc cập nhật chi tiết tiền hàng và thuế suất tương ứng với mỗi loại hàng hóa, dịch vụ vào phiếu. Ở phần cập nhật Hóa đơn GTGT trên phiếu mỗi dòng sẽ tương ứng với một loại thuế suất).

Được.

Có trường hợp mua hàng nhận được một tờ hóa đơn mà có tới hai hình thức chiết khấu, phần mềm kế toán Metadata được tích hợp sẵn để nhập liệu cả hai hình thức chiết khấu đó ngay trên cùng một phiếu nhập mua tức là vừa có trường để nhập phần chiết khấu thương mại (sẽ được trừ trực tiếp vào giá vốn hàng nhập) vừa có trường để hạch toán phần chiết khấu thanh toán

Cách nhập trên phiếu

* Phần chiết khấu thương mại: Người dùng có thể nhập tỷ lệ % hoặc số tiền chiết khấu cho từng mặt hàng hoặc nhập số tiền tổng được chiết khấu để phần mềm phân bổ cho từng mặt hàng.

* Phần chiết khấu thanh toán: Người dùng sẽ định khoản và nhập số tiền ở dòng khác 1 hoặc khác 2 trong tab "Bút toán khác" 

Báo cáo tự động: là báo cáo đưa ra ngay tức thì các thông tin liên quan đến đối tượng đang được đề cập trên phiếu như: Tồn quỹ tiền mặt, số dư tiền gửi, công nợ chi tiết, số tồn kho hàng hóa, ... ngay tai thời điểm cập nhật phiếu mà người dùng không phải làm bất kỳ thao tác tính toán nào.

Kể cả khi có nhiều máy cùng nhập liệu thì bất kỳ máy nào cập nhật bổ sung hay thay đổi về số liệu phần mềm cũng sẽ cập nhật lại để dưa lên báo cáo tự động của tất cả các máy, đảm bảo sổ liệu thể hiện trên báo cáo luôn là số liệu chính xác và đầy đủ nhất.

Công dụng của báo cáo:

- Giúp đưa ra ngay lập tức các thông tin cần thiết tại thời điểm nhập liệu mà người dùng không cần phải vào bất kỳ báo cáo nào khác để lấy số liệu. 

- Giúp việc theo dõi, quản lý: Tiền mặt, tiền gửi, công nợ phải thu - phải trả, hàng tồn kho, ... dễ dàng và đơn giản đồng thời cho phép đưa ra những quyết định quản trị nhanh chóng, chính xác.

Có.

Phần mềm kế toán Metadata quản lý chi tiết doanh thu - chi phí và đưa ra báo cáo lãi/lỗ theo từng khách hàng, từng dịch vụ, từng lần thực hiện dịch vụ.

Phần mềm có riêng danh mục để khai báo chi tiết từng mã dịch vụ, ở hầu hết các phiếu đều được tích hợp sẵn để cập nhật hoạt động liên quan đến dịch vụ. Qua đó, cho phép tổng hợp và tính toán để đưa ra cho người dùng những báo cáo chi tiết phục vụ cho nhu cầu quản lý tương ứng với từng mã, từng lần phát sinh.

Ngoài những chỉ tiêu cơ bản phần mềm tích hợp sẵn các trường như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, in hóa đơn tự  in, chiết khấu, ... ngay trong phiếu hóa đơn dịch vụ đầu ra và cho phép cài đặt trước các dịch vụ sử dụng của từng khách hàng (áp dụng cho lĩnh vực quản lý nhà, một số dịch vụ đặc thù).

(xem thêm video Kế toán lĩnh vực dich vụ tại đây)