Phần mềm kế toán Metadata sau khi cài đặt sẽ phân chia làm 2 phần riêng biệt:

Phần Chương trình chạy ( Biểu hiện bằng biểu tượng đăng nhập trên màn hình desktop ), chương trình chạy có nhiệm vụ đọc và xử lý thông tin để lưu vào tệp dữ liệu.

Tệp dữ liệu: là nơi lưu trữ những thông tin, dữ liệu về kế toán mà người dùng đã cập nhật ( tệp dữ liệu là tệp có đuôi ".fdb" ). Người dùng có thể copy tệp dữ liệu đến các máy tính khác nhau để làm việc. Tệp dữ liệu được tạo khi cài đặt hoặc người dùng cũng có thể tạo thêm thông qua chức năng " Tạo đơn vị kế toán mới" ở menu Hệ thống trong chương trình phần mềm kế toán.

Kết nối cơ sở dữ liệu từ máy chủ: Máy chủ là máy trực tiếp lưu trữ tệp cơ sở dữ liệu và trường hợp đã đăng ký bản quyền thì key bản quyền phải là key của máy chủ.

Khi khởi động phần chương trình chạy, sẽ thấy ở mục " Cơ sở dữ liệu" có đường dẫn trỏ trực tiếp tới cơ sở dữ liệu ( ví dụ: D/Metadata/Cty ABC.fdb ), nếu nhấn đăng nhập thì phần mềm sẽ đăng nhập vào tệp Cty ABC.fdb để làm việc, người dùng có thể chọn 1 tệp khác để làm bằng cách nhấn vào nút " ... "  sẽ thấy hiện lên cửa sổ "chọn cơ sở dữ liệu" và thao tác chọn lại đường dẫn đăng nhập ở đây.

Kết nối cơ sở dữ liệu từ máy trạm: Máy trạm là máy không lưu tệp dữ liệu và nếu đã đăng ký bản quyền thì key bản quyền là key của máy trạm.

  + Trường hợp máy chủ share ổ chứa dữ liệu: Thao tác kết nối cũng phải nhấn vào nút " ... " sau đó chọn đường dẫn tới máy chủ chọn tới vị trí lưu dữ liệu. sau khi hiển thị đường dẫn ở mục Cơ sở dữ liệu thì có thể phải bỏ tên của ổ đĩa đi và thêm dấu " : " đằng sau ổ đĩa

Ví dụ: sau khi chọn đường dẫn thể hiện như sau:  \\ADMIN\LUU TRU (D)\metadata\CtyABC.fdb  thì sẽ phải sửa lại như sau:( xóa tên ổ đĩa "LUU TRU", dấu " ( ",    " ) " và thêm dấu  " : " ngay sau ổ D )   \\ADMIN\D:\metadata\CtyABC.fdb

  + Trường hợp máy chủ không share ổ: Thì phải đánh trực tiếp đường dẫn vào

Ví dụ: máy chủ tên là ADMIN, tệp cơ sở dữ liệu đặt tại ổ D, tại thư mục metadata, tên tệp là CtyABC.fdb

thì trên máy trạm tại mục cơ sở dữ liệu mình đánh trực tiếp đường dẫn như sau:   \\ADMIN\D:\metadata\CtyABC.fdb    hoặc   ADMIN:D:\metadata\CtyABC.fdb