TÀI LIỆU TƯ VẤN

  Một sản phẩm có bán chạy hay không ? có được tin dùng và sử dụng rộng rãi hay không ? .Điều đó không chỉ phụ thuộc vào những tính năng hữu dụng phù hợp với mục đích của người sử dụng,  chất lượng, mẫu mã, khả năng đáp ứng được nhu cầu khách hàng trong mỗi giai đoạn đổi mới … mà cách thức quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng cũng là một yếu tố quan trọng .Nó ảnh hưởng khá lớn tới sự phát triển thương hiệu cũng như sự phổ biến của sản phẩm .

  Một nhà kinh tế đã nói : “Thời gian đang thay đổi. Cách mà con người được quy định để tiếp nhận thông tin sẽ quyết định hay củng cố sự yêu thích sản phẩm nào hơn và cách đó hiện nay đang phát triển “ .Để truyền tải được nội dung thông tin sản phẩm tới khách hàng, đưa họ tiếp cận gần hơn với sản phẩm và cuối cùng yêu thích sử dụng sản phẩm .Đó là cả một quá trình không hề đơn giản trong kinh doanh - vấn đề này luôn được nhiều nhà kinh tế, tư vấn kinh doanh hết sức quan tâm và đặt ra những chiến lược, mục tiêu cụ thể .

  Ngày nay việc quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng có nhiều phương thức, có thể là trên các TV, đài, báo, website, hội trợ … hay trao đổi thông tin bán hàng qua điện thoại là một trong những phương thức bán hàng được giới kinh doanh cho là có hiệu quả .Đối với những nhà kinh doanh theo hình thức bán hàng qua điện thoại họ đều tập trung vào đào tạo những tư vấn viên có khả năng tư vấn thuyết phục khách hàng tốt nhất .Dưới đây là một số những tài liệu rất hữu ích mà một tư vấn viên cần quan tâm :

Một số kĩ năng khi tư vấn

+) Trước khi gọi điện cần :

• Xem qua các thông tin về khách hàng để chuẩn bị đầy đủ những nội dung cần trình bày
• Chuẩn bị thiết bị như giấy bút để ghi chép những thông tin cần thiết

+) Một số lưu ý khi gọi điện :

• Luôn luôn lịch sự trong giao tiếp, không cười đùa ,không gọi nhầm tên
• Không làm những việc khác trong khi gọi điện ( như uống nước, nói chuyện với người khác, vừa ăn vừa nói chuyện …)
• Đừng để nhầm lẫn nội dung cuộc gọi
• Xoáy sâu vào vấn đề đang cần truyền đạt
• Lắng nghe khách hàng nói và ghi chép những phản hồi từ khách hàng
• Giữ thái độ nhiệt tình khi nói chuyện, tư vấn vướng mắc của khách hàng
• Khi nói chuyện cần nói hơi nhanh và phải rõ ràng ,chính xác không nói quá to,
•  Kết thúc cuộc gọi cần nói lời cảm ơn tới khách hàng
• …

Quy trình tư vấn và một số tình huống hỏi, đáp khi tư vấn

1. )Chọn lựa và tìm hiểu về khách hàng :

     Xem sơ qua thông tin về khách hàng để đánh giá khách hàng có tiềm năng hay không

• Đối với những đơn vị sự nghiệp hành chính là những khách hàng không tiềm năng như bệnh viện, phường xã … thì có thể không gọi điện
• Đối với những khách hàng tiền năng như doanh nghiệp thương mại, sản xuất, dịch vụ … thì gọi điện .

2. )Gọi điện :

Khi khách hàng alo

TL : Em chào anh( chị ) ạ .Em xin giới thiệu em là … bên Công ty Phần mềm kế toán Metadata

• Số di động : anh chị vui lòng cho enm hỏi đây là số máy của anh ( chị ) … không ạ ? hoặc anh ( chị ) tên là … phải không ạ ?
• Số máy bàn : anh chị vui lòng cho em gặp anh ( chị ) với ạ ?

Em có thấy anh ( chị ) đăng kí vào trang web bên em để dowload phần mềm về cài đặt đúng không ạ ? .Em gọi điện lại xem anh ( chị ) có nhu cầu tìm hiểu phần mềm bên em đúng không ạ ?

     anh ( chị ) cho em hỏi anh ( chị ) đã dowload về cài đặt được chưa ạ ?

- >>KH : Tôi chưa dowload …

TL : dạ vâng ạ,  vậy anh ( chị ) sắp xếp thời gian bên em sẽ hướng dẫn anh ( chị ) dowload và cài đặt rất nhanh thôi ạ . Em xin giới thiệu một chút về phần mềm bên em ạ ( xem phần giới thiệu )

- >>KH :  Tôi mới tải về chưa cài đặt được

      TL :

  + Việc cài đặt phần mềm rất đơn giản thôi Anh/Chị ạ, anh chị chỉ cần qua 5 thao tác đơn giản và nhanh chóng là đã cài đặt xong phần mềm trên máy rồi!

Anh ( chị ) sắp xếp thời gian bên em sẽ hỗ trợ anh ( chị ) cài đặt rất nhanh thôi ạ

- >>KH: Tôi mới tải về sử dụng được một số Form nhưng chưa hiểu nhiều về cách nhập liệu

TL :

+ Vâng vậy anh chị có thể lên trang web bên em có các nick sáng hỗ trợ, bộ phận hỗ trợ sẽ giúp anh nhập liệu ạ. ( thông qua bản hỗ trợ từ xa -> hướng dẫn tải bản hỗ trợ từ xa về máy )

+ ngoài ra anh lên trang web bên em có mục hỗ trợ ở đó có một số đoạn Video giới thiệu nhập liệu vào phần mềm. Sau khi cài đặt trên màn hình desktop có hướng dẫn sử dụng anh/ chị có thể tham khảo thêm.

+ Giới thiệu một vài ưu điểm của phần mềm -> khuyến khích khách hàng lên mạng để được hỗ trợ.

Giới thiệu :

Giới thiệu tổng quát một số điểm mạnh của phần mềm nhằm kích thích khách hàng tìm hiểu về phần mềm như :

Phần mềm bên em được sử dụng rộng rãi và được đánh giá là dễ sử dụng .Đặc biệt phần mềm bên em còn có những tính năng mạnh vượt trội hơn mà những phần mềm khác hiện nay chưa đáp ứng được ( có thể đưa ra 1 số điểm mạnh dưới đây )

• Tự động kết chuyển doanh thu, chi phí ( anh ( chị ) không phải thực hiện thao tác kết chuyển)
• Xem và lên báo cáo bất kì thời điểm nào
• Sử dụng ngôn ngữ mới sử lý dữ liệu nhanh và chính xác
• Có hệ thống báo cáo nhanh giúp cho người kế toán có thể năm bắt được các chỉ tiêu như hàng tồn kho, tiền mặt tồn quỹ,  công nợ phải thu, phải trả …ngay khi nhập liệu chứng từ có liên quan mà không cần phải vào báo cáo
• Theo dõi chi tiết từng kho hàng, mặt hàng, từng đối tượng khách hàng, từng khoản mục phí, từng hạng mục công trình ….
• Quy trình sử lý chứng từ luôn thống nhất và xuyên suốt
• Tổ chức danh mục theo mô hình cây phân cấp tạo sự thuận tiện cho quản lý .phân tích và thống kê
• In ấn được chứng từ ngay khi cập nhật chứng từ phát sinh
• Không giới hạn đơn vị tính, một mặt hàng có thể sử dụng nhiều đơn vị tính khác nhau ( vd : khi mua đơn vị là tấn, khi bán đơn vị là tạ, kg …)
• Chiết khấu, khuyến mại được tích hợp trong 1 nghiệp vụ xuất bán ( giảm bớt thao tác mà vẫn phản ánh chính xác và đầy đủ )
• Theo dõi và phân bổ chi phí trả trước, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ
• Tự động cập nhật và lên thẻ TSCĐ thông qua các phát sinh mua sắm .sửa chữa hay thanh lý TSCĐ
• Mở được nhiều cửa sổ cùng lúc
• kết xuất ra phần mềm kê khai thuế
• ….

Hỏi : anh ( chị ) cho em hỏi bên anh ( chị ) hoạt động về lĩnh vực thương mại, sản xuất, xây lắp… ạ ?

KH : Thương mại

TL :Hiện tại sản phẩm bên em được hàng nghìn khách hàng trên toàn quốc sử dụng và được nhận xét là rất hoàn thiện trong lĩnh vực này .

• PM bên em quản lý được toàn bộ hệ thống cho anh ( chị ) Quản lý kho, sổ sách, chứng từ,  có thể kết xuất dữ liệu ra HTKK thuế
• Quản lý kho : theo dõi chi tiết từng kho hàng, mặt hàng, từng sp cụ thể, có thể sử dụng nhiều đơn vị trong cùng 1 hàng hóa hoặc sp
• Các nghiệp vụ xuất bán có chiết khấu, khuyến mại, giảm giá đều được tích hợp trong cùng 1 phiếu ( các PM khác phải thực hiện trên nhiều phiếu ) -à giảm thao tác, nhanh gọn mà vẫn phản ánh chính xác các nghiệp vụ psinh

-   Báo cáo nhanh tự động hiển thị: Tự động hiển thị báo cáo của một số đối tượng như: Số dư công nợ, hàng tồn kho, quỹ tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng, ... theo ngữ cảnh của người dùng khi đang cập nhật chứng từ liên quan đến đối tượng chi tiết.
Ví dụ:
+ Khi nhập/xuất hàng hóa, ứng dụng sẽ tự động hiển thị số lượng hàng tồn chi tiết theo từng kho và số dư công nợ của khách hàng liên quan mà người dùng cập nhật.
+ Khi cập nhật chứng từ Phiếu thu/chi, ứng dụng sẽ hiện thị tiền mặt tồn quỹ, số dư công nợ của khách hàng, số dư tiền gửi liên quan mà người dùng cập nhật.

• Theo dõi chi tiết công nợ từng khoản thu, chi …
• Tích hợp hóa đơn tự in, đặt in
• Sử dụng 2 loại thuế suất trên 1 phiếu
• Làm việc với nhiều cửa sổ cùng lúc, sử dụng nhiều đơn vị tính cho 1 hàng hóa, sản phẩm..
• Tính giá vốn tự động, tự động áp lại giá vốn nếu phát sinh nghiệp vụ nhập thêm hàng hóa
• Tự động k/c các bút toán không có số dư cuối kì
• Sẵn sàng lên BCTC bất cứ thời điểm nào
• ….

KH : Xuất nhập khẩu

TL : Hiện nay phần mềm bên em được khách hàng rất ưa chuộng sử dụng bởi đáp ứng tốt các lĩnh vực Thương mại, sản xuất, xây dựng, xuất nhập khẩu … Xuất nhập khẩu là một trong những lĩnh vực phần mềm bên em rất hoàn thiện

• Các nghiệp vụ về Xuất – Nhập khẩu khi có thuế TTĐB, XNK, GTGT thì đều được tích hợp trong 1 phiếu à không phải thao tác nhiều mà vẫn đầy đủ và chính xác ( các PMKT khác phải thao tác trên nhiều phiếu )
• Theo dõi ngoại tệ, đầu vào của từng mặt hàng (nhập theo tờ hải quan, thuế NK, thuế TTĐB, thuế GTGT hàng nhập khẩu …)
• Hỗ trợ kết xuất dữ liệu sang HTKK thuế
• Bút toán nộp thuế GTGT của hàng NK cũng được làm luôn trong phiếu nhập khẩu ( PM khác phải thực hiện ở 1 chứng từ riêng )
• …

KH : Dịch vụ

TL : Dạ vâng, PM bên em khá hoàn thiện trong lĩnh vực này

• Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ,từng khoản mục
• Báo cáo doanh thu ,chi phí chi tiết cho từng dịch vụ
• Tự động cập nhật và kết chuyển doanh thu ,chi phí
• Theo dõi chi tiết công nợ phải thu ,phải trả
• Phân bổ chi phí trả trước ,trích và phân bổ TSCĐ
• Kết xuất ra HTKK
• Lên báo cáo bất kì thời điểm nào
• …

KH :  Sản xuất

TL : Rất nhiều công ty sản xuất đã mua và tin dùng sản phẩm bên em vì PM bên em có nhiều ưu điểm trong lĩnh vực này .

• Tính giá thành theo nhiều phương pháp ( giản đơn, hệ số …)
• Tập hợp, phân bổ chi phí chung cho từng sản phẩm
• Theo dõi chi tiết từng khoản mục phí và không giớ hạn các yếu tố khoản mục phí
• Theo dõi, trích và phân bổ TSCĐ
• Khi xuất bán sản phẩm Phần mềm tự động cập nhật giá vốn ( nếu tính giá vốn theo phương pháp TB tháng )
• Tự động kết chuyển doanh thu, chi phí
• …

KH : Xây lắp

TL : Dạ vâng, đây là một trong những lĩnh vực mà phần mềm bên em được những khách hàng đã và đang sử dụng đánh giá là có nhiều tính năng vượt trội và dễ sử dụng

• Tính giá thành chi tiết cho từng hạng mục, từng công trình
• Theo dõi công nợ theo từng công trình
• Các bút toán nhập không qua kho, xuất bán không qua kho, nhập NVL từ công trình … được theo dõi rất cụ thể (- > giúp cho người quản lý theo dõi chính xác và cụ thể tình hình của doanh nghiệp )
• Theo dõi các đối tượng tập hợp chi phí, phân bổ chi phí chung
• Báo cáo chi tiết các yếu tố chi phí
• Báo cáo chi phí, doanh thu, lãi lỗ theo từng công trình
• Chỉnh sửa báo cáo phù hợp với tình hình của doanh nghiệp
• ….

KH : Xây dựng

TL :Theo đánh giá của hàng nghìn khách hàng trên toàn quốc đã và đang sử dụng phần mềm bên em thì PM bên em đáp ứng rất tốt lĩnh vực này với nhiều tính năng vượt trội

• Tự động cập nhật vào thẻ TSCĐ và theo dõi chi tiết từng TSCĐ thông qua các phát sinh mua sắm, sữa chữa hay thanh lý TSCĐ
• Theo dõi chi tiết từng khoản mục, công trình
• Tập hợp, phân bổ chi phí trả trước, cp chung tự động cho mỗi đối tượng
• Tính giá thành tự động ( chỉ cần nhập các chứng từ phát sinh mà không phải tính hay tính lại giá thành, khi cần sửa, xóa, thêm mới các chứng từ thì PMKT cũng tự động tính lại giá thành 1 cách chính xác tuyệt đối )
•  Sẵn sàng lên BCTC bất kì lúc nào
• Tự động kết chuyển doanh thu, chi phí
• Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả cho từng khách hàng
• …

……..

3. Đối với những khách hàng đã sử dụng rồi thì gọi điện và hỏi xem họ trong quá trình sử dụng thế nào ?

Em chào anh ( chị ) ạ ! Em là … bên Công ty Phần mềm kế toán Metadata ạ ! em gọi cho anh ( chị ) hỏi xem trong quá trình sử dụng phần mềm bên em anh ( chị ) gặp gì vướng mắc cần bên em hỗ trợ không thì bên em sẽ hỗ trợ cho ạ

… sau đó hỗ trợ cho khách hàng qua teamviewer, yahoo nếu khách hàng có nhu cầu

(*) Một số tình huống gặp phải khi hỗ trợ khách hàng sau mua

1/ Thanh lý TSCĐ rồi nhưng vẫn trích khấu hao ?

Đáp : vào danh mục -> danh mục TSCĐ à chọn ngưng khấu hao tại mục hiện trạng

2/ máy báo trùng số chứng từ ?

Đáp : vào Tổng hợp chọn quản lý chứng từ và thực hiện 2 thao tác : đánh lại số chứng từ và đặt lại số chứng từ cuối vào mã chứng từ cần theo dõi ( xem số chứng từ cuối sau khi đánh lại )  à PM sẽ tự động đánh số chứng từ tiếp theo khi phát sinh các chứng từ sau

3/ Có phải khai báo nguyên giá ,khấu hao TSCĐ ?

Đáp : Phần mềm tự động cập nhật vào thẻ TSCĐ sau khi phát sinh các chứng từ mua sắm ,sữa chữa ,thanh lý ,nhượng bán  TSCĐ ( Khi mua vào khai báo danh mục TSCĐ à rồi vào các chứng từ liên quan như PKT ,phiếu chi … để nhập dữ liệu à phân bổ khấu hao TSCĐ ( Tổng hợp ,chọn trích và phân bổ khấu hao TSCĐ ) .Tại đây chọn số chứng từ và thời gian ps chứng từ cần pb và ấn tổng hợp sổ sách ….

4/ Có thể lên BCTC khi nào và có chỉnh sửa được không ?

Đáp : - Có thể lên báo cáo bất kì thời điểm nào

• Có thể chỉnh sửa BCTC phù hợp với công ty mình
• Vào báo cáo càn chỉnh sửa ,kích chuột vào nút xanh ở phia trên mà hình để thực hiện chỉnh sửa ( chỉnh sửa công thức phải bắt đầu là dấu “=” , …chỉnh sửa như trong excel )

5/ Làm thế nào để định dạng lại báo cáo

Đáp : vào báo cáo cần chỉnh sửa -> chọn -> mục có hình chữ nhật và có dấu thăng bên trong ( phía trên bên trái màn hình ) và chỉnh sửa tùy ý

6/ Các khoản cp trả trước thì làm thế nao ?

Đáp : trước hết cp trả trước tập hợp vào 142 or 242 rồi phân bổ ( sd cho bp nào thì ghi tăng cp bp đó ) 

• vào phiếu kế toán hoặc phiếu chi để thực hiện ghi tăng 142 or 242
• vào tổng hợp à chọn phân bổ cp trả trước à chọn số chứng từ , thời gian ps chứng từ cần pb rồi ấn tổng hợp sổ sách -à chọn mã tk phân bổ và số tiền pb cho kì này ( các kì sau cũng phải thực hiện bút toán pb này và có thể sửa lại số tiền nếu cần )

7/ Chỉ cho ngưới khác xem chứ không được sửa (hoặc sửa 1 số phần ) chứng từ ,sổ sách thì làm thế nào ?

Đáp :vào hệ thống à Ng sd à quản trị ng sd à Chọn Người sử dụng trong "Danh sách người dùng", mục "Phân quyền" bên phải hiển thị toàn bộ quyền của người dùng tương ứng. Nếu hộp kiểm của từng mục phân quyền được chọn (có dấu) thì người dùng đó có quyền thực hiện chức năng tương ứng. Ngược lại, hộp kiểm rỗng thì người dùng đó không được thực hiện chức năng tương ứng.

8/ Không sd được các cửa sổ khác khi cập nhật số dư đầu ?

Đáp : Khi cửa sổ "Số dư ban đầu" đang được mở thì người sử dụng khác trong mạng sẽ không thể cập nhật được các chứng từ phát sinh, vì vậy cần đóng cửa sổ này khi đã cập nhật xong.

9/ Vì sao không nhập được số dư chi tiết của Hàng hóa ?

Đáp : Để nhập được số dư chi tiết của Hàng hóa, trước hết trong bảng Tài khoản người sử dụng cần nhập vào mã tài khoản hàng hóa (Tài khoản này phải có thuộc tính là theo dõi chi tiết hàng hóa đã được thiết lập trong phần Danh mục Hệ thống Tài khoản).

10/ mục sao lưu cơ sở dữ liệu có tác dụng gì ?

Đáp : Sử dụng chức năng này để sao lưu đơn vị kế toán mà bạn đang làm việc.  

- Thao tác: chọn menu "Hệ thống" | "Sao lưu cơ sở dữ liệu (dạng ZIP)" 

Trong cửa sổ "Lưu vào tệp..." người sử dụng cần chọn ổ đĩa, thư mục và tên tệp sao lưu rồi nhấn nút Save.  Sau khi sao lưu người sử dụng có thể copy tệp này sang thiết bị lưu trữ khác (như đĩa CD, thẻ nhớ, hay ổ cứng khác ...) để lưu trữ, phòng hờ trường hợp hỏng ổ cứng sẽ mất dữ liệu.

Gợi ý: Để tránh nhầm lẫn giữa các đơn vị Kế toán khác nhau và thời điểm sao lưu, người sử dụng nên đặt tên tệp sao lưu là tên rút gọn của đơn vị Kế toán (tên Doanh nghiệp) kết hợp với ngày sao lưu.

      Ghi chú: Vì tệp sao lưu được nén dưới dạng tệp ZIP, nên để khôi phục và làm việc với tệp cơ sở dữ liệu đã lưu trữ, người sử dụng phải giải  nén mới có thể sử dụng được. Để giải nén, trong cửa sổ quản lý tệp tin của Windows (Explore), kích phải chuột vào tệp sao lưu rồi chọn chức năng "Extract ..." 

11/ Máy báo quá chứng từ ,không in được chứng từ ?

Đáp : Đóng phần mềm lại ,cắm lại key ,bật lại

12/ Máy trạm không xem được báo cáo

Đáp : Kiểm tra đường dẫn ,xem có kết nối mạng Lan không ?

13/ Làm thế nào để in 1 loạt phiếu thu chi  ?

Đáp : hiện tại PM chưa có chức năng in 1 loạt các chứng từ cùng lúc

14/ Có thể thay đổi tiêu đề cho các chứng từ không ( phiếu thu ,chi ,nhập ,xuất …) ?

Đáp : Vào danh mục chọn danh mục chứng từ à chọn chứng từ cần sửa bằng cách ấn chuột phải vào chứng từ cần sửa và chọn sửa ….

15/ Muốn xem báo cáo chi tiết chi phí thu mua của từng mặt hàng ?

Đáp : Vào báo cáo à sổ thẻ hàng hóa à thẻ kho chi tiết cp thu mua

16/ Quy trình tính giá thành sp ?

Đáp :

• tạo danh mục sp trong danh mục hàng hóa ,kho ,và các danh mục bộ phận phân xưởng ,ĐTTHCP ,khoản mục phí
• Khi phát sinh các chứng từ liên quan tới mua nhập mua hàng hóa ,vật liệu thì vào phiếu nhập
• Vào phiếu xuất cho sx ,mua hàng xuất không qua kho ( phân hệ giá thành ) khi phát sinh nghiệp vụ xuất VL cho sx (lưu ý ở đây phải chọn mã ĐTTHCP nếu phân biệt rõ là xuất cho sp nào ,nếu không pbiet đc thì phỉ chọn mã chi phí chung ,cả 2 TH này đều phải chọn mã khoản mục phí  và chỉ điền ở dòng TK chi phí là 621,622,623, 154 ).
• Khi phát sinh khoản lương cn ,tiền trích trc cp trả trước ….thì vào phiếu ktoan ,phân bổ cp … ( chọn ĐTTHCP , khoản mục phí ,chi phí chung tương tự như trên )
• Khi có phế liệu thu hồi sau sx thì vào phiếu nhập lại kho từ bpsx ,bán NVL từ sx ( ghi giảm cp tính giá thành )
• Khi sản phẩm hoàn thành thì vào phiếu nhập kho sp ( phiếu nhập từ sản xuất)

17/ Cách tạo 1file cơ sở dữ liệu mới như thế nào ?

Đáp : vào hệ thống chọn tạo đơn vị kế toán mới .Trong cửa sổ "Tệp cơ sở dữ liệu", người sử dụng cần chọn ổ đĩa, thư mục và đặt tên cho Cơ sở dữ liệu rồi nhấn nút Save. Ứng dụng sẽ tạo 1 Cơ sở dữ liệu cho đơn vị Kế toán mới. Khi đăng nhập vào MetaData Accounting, nhấn nút "..." trong mục Cơ sở dữ liệu, chọn tệp cơ sở dữ liệu vừa tạo để làm việc.

       Chú ý: Tên cơ sở dữ liệu và đường dẫn không có dấu tiếng Việt ( nên viết tên của công ty –nếu làm nhiều công ty )

18/ nếu sau khi cài đặt mà đăng nhập bị lỗi ?

Đáp : kích chuột phải vào biểu tượng của phần mềm ,chọn properties và chọn compatibility và tích chọn run this program

19/ Khi in báo cáo mà có 1 phần không muốn in ( VD : không muốn in phần diễn giải ) thì làm thế nào ?

Đáp : trên báo cáo có các ô có dấu tích( √ ) ,nếu không muốn in phần nào thì bỏ tích (√)phần đó

20/ Không đánh được tiếng việt vào phần mềm trên win 7 hoặc win Vista ?

Đáp :

     - Tắt chương trình vietkey hoặc unikey

• vào C:\\ Programs file\ < thư mục Vietkey hoặc Unikey >  ,kích chuột vào biểu tượng của chương trình Vietkey hoặc Unikey chon properties
• trong tab compatibility tích chọn Run this program as an administrator và nhấn Apply sau đó ok
• Chạy chương trình Vietkey hoặc Unikey và đăng nhập lại vào phần mềm kế toán là được

21/ Khi cài đặt xong ,mở phần mềm nên thì thấy các phân hệ (Form) bị lỗi phông chữ thì xử lý thế nào ?

Đáp : kích chuột phải vào màn hình desktop chọn properties -> chọn Appearanca -> chọn Avanced-> kích chuột vào message box .Tại Item chọn Active Title bar ,tại Font chọn Tahoma -> Ok -> Apply

22/ Đăng kí bản quyền thế nào ?

Đáp : Vào phần mềm chọn mục hỗ trợ -> đăng kí sử dụng ,cung cấp dãy số serial cho Công ty phần mềm Metadata .Sau đó Công ty Phần mềm Metadata sẽ cấp cho bạn số key tương ứng -> bạn nhập số key đó gói đã đăng kí -> đăng kí ( sau khi nhấn đăng kí thì đóng phần mềm và mở lại để key bắt đầu có hiệu lực )

23/Trường hợp 1 chứng từ phát sinh có từ 2 hóa đơn tự in trở lên, mới được tạo và chưa lưu tại máy A, thì người dùng khác trong mạng (máy B) có tạo được tiếp hóa đơn không ?

Đáp :Trường hợp 1 chứng từ phát sinh có từ 2 hóa đơn tự in trở lên, mới được tạo và chưa lưu tại máy A, thì người dùng khác trong mạng (máy B) sẽ phải chờ đến khi người dùng máy A nhấn nút 'Lưu' hoặc 'Hủy bỏ'  thì người dùng ở máy B mới có thể tiếp tục tạo hóa đơn. Điều này đảm bảo số hóa đơn là liên tục trong môi trường mạng nhiều người dùng.

24/ Tôi đã tạo hóa đơn tự in và phát hiện sai .Bây giờ tôi muốn xóa đi có được không và nếu không được thì phải làm thế nào ?

Đáp : Khai đã tạo hóa đơn tự in thì không thể xóa được chứng từ và hóa đơn tự in đó  .Có thể thay thế việc xóa bằng hủy hóa đơn .Dưới đây là 1 số trường hợp thường gặp

a) Hủy hóa đơn tự in sai thay thế bằng hóa đơn tự in mới :

- Hủy hóa đơn :kích chuột vào mục hộp kiểm hủy cho hóa đơn muốn hủy

- Tạo hóa đơn mới : kích vào tạo hóa đơn tự in và tạo háo đơn mới

b) Hủy hóa đơn nhưng vẫn giữ nguyên nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- vào chứng từ cần hủy hóa đơn -> sửa -> phần định khoản nghiệp vụ giữ nguyên ,còn phần hóa đơn GTGT kích vào hộp kiểm "hủy" cho hóa đơn cần hủy -> lưu

c) Hủy cả hóa đơn và dịnh khoản nghiệp vụ

+ Xóa nghiệp vụ :

- Xóa toàn bộ những hàng hóa xuất bán ( đối với việc xuất hàng hóa ,dịch vụ chi tiết )

- Thay số tiền cũ bằng số tiền có giá trị bằng 0 ( không theo dõi chi tiết dịch vụ đối với phiếu thu và giấy báo có )

+ Hủy hóa đơn :

-Kích vào nút "hủy" trong hộp kiểm để hủy hóa đơn cần hủy

25/ Khi mua TSCĐ và CCDC và ghi cùng 1 hóa đơn thì vào phần mềm thế nào ?

Đáp : Thực hiện các thao tác sau :

-Phiếu nhập mua hàng hóa-vật tư

Thực hiện nhập mua CCDC.Tại phiếu này định khoản : Nợ TK 153 / có TK 331 (Bỏ qua phần thuế)

        Hóa đơn dịch vụ đầu vào

-Thực hiện bút toán nhập mua TSCĐ. tại phiếu này định khoản : Nợ TK 211, Nợ Tk 133 / có TK 331

* Lưu ý : phần thuế ở đây là bao gồm cả thuế của TSCĐ và CCDC

--> Sau khi đã nhập 2 phiếu trên và lưu

Nếu thanh toán tiền luôn thì vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ để thực hiện thanh toán tiền . Số tiền thanh toán là tổng tiền của cả hóa đơn

26/ Khi phát sinh các hóa đơn mua hàng mà không có số lượng, đơn giá mà chỉ có tổng tiền thì có vào phiếu nhập mua hàng được không ?

Đáp : Trường hợp này thường là không theo dõi chi tiết từng mặt hàng nên sẽ vào phiếu kế toán để ghi nhận mua hàng. Sau đó thanh toán thì vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ

27/Mình đã phân bổ CCDC của tháng đầu tiền rồi, bây giờ phân bổ tháng tiếp theo nhưng mình không muốn phân bổ theo số tiền tháng đầu tiên thì phải làm thế nào?

Đáp :

-Phần mềm cho phép người dùng thay đổi số tiền phân bổ theo từng kì. Để thay đổi số tiền bạn chỉ cần thao tác phân bổ như mọi lần và phần phân bổ kì này bạn điền số tiền cần phân bổ vào. Phần mềm sẽ tự động cập nhật và phân bổ theo đúng số tiền đó

-Ngoài ra bạn không phải thực hiện bút toán phân bổ mà chỉ cần điền vào mã TK phân bổ là phần mềm sẽ tự động phân bổ theo mã TK đã khai báo. Được thể hiện ngay trên sổ Nhật kí chung

28/ Mình mua Hàng Hóa về và có phần chi phí vận chuyển. Mình sẽ vào đâu để ghi nhận tiền phí vận chuyển và xem chi tiết phân bổ chi phí vận chuyển đó tại đâu ?

Đáp :

- Vào hóa đơn dịch vụ đầu vào và ghi nhận phần chi phí vận chuyển

- Vào phần phân bổ chi phí thu mua.

 Tại đây điền các chỉ tiêu, chọn phương pháp phân bổ và ấn Tổng hợp sổ sách.

 Kích chuột vào phần chứng từ chi phí và chứng từ mua hàng để phần mềm phần bổ chi phí thu mua

---> Để xem chi tiết phần chi phí thu mua người dùng vào phân hệ báo cáo và chọn sổ thẻ hàng hóa, chọn thẻ kho (chi tiết phí thu mua)

29/ Mình muốn tạo lại số chứng từ của nhiều chứng từ thì phần mềm có tạo lại được không và tạo thế nào ?

Đáp :

Phần mềm có phần đánh lại số chứng từ. Thực hiện việc đánh lại số chứng từ như sau

Vào Tổng hợp --> Quản lý chứng từ --> đánh lại số chứng từ -->chọn thời gian và mã chứng từ cần đặt lại số chứng từ rồi ấn thực hiện.

30/ Mình muốn thay đổi phông chữ của chứng từ và thay đổi kích cỡ của chứng từ có được không ?

Đáp :

Bạn có thể thay đổi phông chữ của chứng từ nhưng không thay đổi được kích cỡ của chứng từ được (kích cỡ của chứng từ là cố định). Thao tác đổi phông chữ như sau

- Vào phân hệ danh mục --> danh mục chứng từ --> kích chuột phải vào mã chứng từ cần đổi phông và chọn sửa chứng từ. Sau đó bạn sửa phông chữ tùy ý

31/ Mình muốn chuyển tiền ngân hàng của công ty mình sang TK của ngân hàng công ty KH thì vào phần mềm thế nào ? và nếu mình chuyển tiền từ tài khoản Ngân hàng này sang TK Ngân hàng khác nhưng đều thuộc của công ty mình thì thao tác thế nào ?

Đáp:

- Vào Giấy báo nợ làm phiếu bình thường, chỉ chú ý phần dưới

+)TH1:

• mã ngân hàng thì chọn là TK ngân hàng bạn.
• mã khách hàng là tên công ty khách hàng bạn muốn chuyển tiền.
• không chọn mã ngân hàng ở dòng định khoản nợ

* Lưu ý : - Nếu ở tab nợ các TK mà có tạo mã ngân hàng thì TK tại ngân hàng vừa tạo

                mã sẽ tăng thêm. 

              - Nếu tạo mã ngân hàng ở tab nợ các TK và phần mã ngân hàng ở trên cùng phiếu mà trùng nhau thì số tiền trong ngân hàng đó sẽ không thay đổi

+)TH2:

• mã ngân hàng thì chọn là mã ngân  hàng chuyển tiền.
• mã khách hàng là người nhận tiền hoặc tên công ty bạn.
• Tab Nợ các TK thì vẫn ghi tk 112 và chú ý là tạo mã ngân hàng nhận tiền

32/ Mình làm bên xây dựng, mình đã làm phiếu kế toán để thực hiện tính lương cho công trình nhưng khi xem phần báo cáo tổng hợp chi phí theo yếu tố thì thấy khoản tiền lương đó lại ghi ở mục " khoản mục không xác định "

……………