1. Giới thiệu chung.

2. Các lĩnh vực hoạt động

1.      Lĩnh vực thương mại.
   1. Phiếu thu.

• Mã chứng từ
• Số chứng từ: Người dùng có thể tự điền hoặc phần mềm tự đánh số chứng từ sau khi lưu.
• TK: tiền mặt
• Mã khách: Click vào nút … hoặc đánh ký tự bất kỳ vào trường mã khách rồi Enter-> hiện thị lên danh mục khách hàng, người dùng có thể chọn mã chi tiết trong danh mục hoặc ấn phím F5, hoặc nhấn chuột phải để tạo thêm mã khách hàng mà không cần phải thoát phiếu.
• TH liên quan đến ngoại tệ: Điền mã ngoại tệ và tỷ giá (tỷ giá thực tế, tỷ giá hạch toán). PM không giới hạn loại ngoại tệ dùng.
• Mã vụ việc: Theo dõi chi tiết từng vụ việc, từng hợp đồng, hoặc từng nhân viên. Người dùng có thể thao tác tương tự như mã khách.
• Hiện thị cột tên mã: Nếu người dùng muốn click chuột vào hộp kiểm thì sẽ hiện thị chi tiết tên các mã: CFC, ĐTTHCP, KMP…
• Tab TK Có:

+    Mã TK: Tk đối ứng với TK tiền mặt. Khi tạo mã TK người dùng thao tác tương tự như mã khách.

+    C_NT: Hiển thị nếu phát sinh là ngoại tệ (người dùng điền số tiền ngoại tệ)

+    Số tiền có: điền số tiền vào mục này nếu không phải là ngoại tệ.

+    Mã chi phí chung, mã ĐTTHCP, mã KMP, mã ngân hàng, mã dịch vụ: người dùng nhập vào các mã này nếu liên quan tới các mã đó, bỏ trống nếu không. Nếu người dùng muốn tạo các mã này thì thao tác tương tự như mã khách

• Tab: Hóa đơn GTGT

+    Nhóm hóa đơn: người dùng click nút …chọn nhóm tương ứng phù hợp với doanh nghiệp

+    Số Serial: Là số serial trên chứng từ

+    Số HĐ: Điền số hóa đơn

+   Các mục ngày phát hành, mã khách hàng, tên khách, diễn giải: người dùng có thể nhấn Enter, phần mềm tự động đưa ra các chỉ số mà người dùng đã nhập phía trên.

+    Tiền hàng: Người dùng nhập số tiền chưa bao gồm VAT.

à   Báo cáo nhanh: Hệ thống báo cáo nhanh tự động đưa ra các báo cáo theo các chỉ tiêu liên quan mà người dùng đang nhập liệu như: Tiền mặt tồn quỹ, số dư công nợ của khách hàng, …. Vì vậy người dung dễ dàng nắm bắt được ngay các số liệu, kịp thời đưa ra các quyết định quản trị.

1. Phiếu chi

2.1.3    Phiếu nhập mua hàng

• Mã chứng từ
• Số chứng từ: Người dùng có thể tự điền hoặc phần mềm tự đánh số chứng từ sau khi lưu.
• TK: tiền mặt
• Mã khách: Click vào nút … hoặc đánh ký tự bất kỳ vào trường mã khách rồi Enter-> hiện thị lên danh mục khách hàng, người dùng có thể chọn mã chi tiết trong danh mục hoặc ấn phím F5, hoặc nhấn chuột phải để tạo thêm mã khách hàng mà không cần phải thoát phiếu.
• TH liên quan đến ngoại tệ: Điền mã ngoại tệ và tỷ giá (tỷ giá thực tế, tỷ giá hạch toán). PM không giới hạn loại ngoại tệ dùng.
• Mã vụ việc: Theo dõi chi tiết từng vụ việc, từng hợp đồng, hoặc từng nhân viên. Người dùng có thể thao tác tương tự như mã khách.
• Hàng thu mua không có hóa đơn: Khi mua hàng không có hóa đơn, người dùng click vào hộp kiểm thu mua hàng không có hóa đơn. Như thế, tab hóa đơn GTGT tự động ẩn.
• Tab Hàng Hóa

+    Mã kho: người dùng có thể làm tương tự như mã khách.

+    Mã hàng hóa: người dùng có thể làm tương tự như mã khách.

+    Đơn vị tính: Chọn lựa ĐVT đã khai báo cho từng mặt hàng. Mặc định là ĐVT  gốc.

+    Số lượng, giá vốn, thuế suất: Người dùng sẽ tự điền

+   Tiền vốn, tiền thuế: Phần mềm sẽ tự động hiện thị

• Tab Hóa Đơn GTGT

+    Loại: người dùng click vào mũi tên trỏ xuống, và chọn loại hóa đơn phù hợp(GTGT, thường..)

+   Nhóm hóa đơn: người dùng click nút “…” hoặc đánh một ký tự bất kỳ và ấn Enter rồi chọn nhóm tương ứng phù hợp với doanh nghiệp

+    Số Serial: Là số serial trên chứng từ

+    Số HĐ: Điền số hóa đơn

+   Các mục ngày phát hành, mã khách hàng, tên khách, diễn giải: người dùng có thể nhấn Enter, phần mềm tự động đưa ra các chỉ số mà người dùng đã nhập phía trên.

+   Tiền hàng: Người dùng nhập số tiền chưa bao gồm VAT.

+   Thuế suất, tiền thuế, tiền TT: phần mềm tự động cập nhật theo tab Hàng Hóa

+   Bút toán mua hàng: Người dùng định khoản các nghiệp vụ.

+   Hạn TT: Nhập vào thời hạn thanh toán theo số ngày kể từ Ngày phát sinh, nếu   không thì bỏ trống

à Khách hàng nhấn Lưu           

à Sau khi lưu, nếu thanh toán tiên ngay, khách hàng có thể click vào nút “…” trong tab Bút toán mua hàng, chon:

+  Tạo chứng từ TT (P.Chi): Nếu thanh toán bằng tiền mặt

+  Tạo chứng từ TT (UNC): Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.

-   Tab Bút toán khác.

Tại đây, người dùng sẽ nhập khi có phát sinh: CK, KM.

1. Phiếu Xuất Hàng.

Sẽ thao tác tương tự như trong phần nhập mua hàng có một số vấn đề lưu ý.

• Hộp kiểm của Giá bán sỉ: Nếu có dấu tích thì phần mềm sẽ chọn toàn bộ hàng hóa trong phiếu theo giá bán sỉ, nếu không thì giá của hàng hóa được mặc định theo giá bán lẻ.
• Các hộp kiểm của chiết khấu, khuyến mại, số imei: Nếu có tích vào các hộp kiểm nào thì các cột chỉ tiêu tương ứng sẽ được hiện ra để người dùng nhập liệu vào, nếu không thì các chỉ tiêu tương ứng sẽ bị ẩn đi.
• Tab Hàng hóa

+    Phần giá vốn: Nếu áp dụng pp giá xuất Đích danh, người sử dụng phải tự xác định giá vốn và nhập vào cột này. Trường hợp áp dụng các pp khác (Trung bình tháng, trung bình theo ngày, Fifo, Lifo) thì bỏ trống, ứng dụng sẽ tự động tính toán và áp giá vốn cho hàng xuất kho.

-    Tab Hóa đơn GTGT

Người dùng lưu ý tại hộp kiểm Tạo hóa đơn GTGT (dùng cho doanh nghiệp đăng ký HĐ GTGT tự in)

    -   Người dùng thực hiện tạo hóa đơn tự in bằng cách kích chuột vào nút 'Tạo hóa đơn tự in', ứng dụng sẽ tự động tạo ra các hóa đơn với các mặt hàng chi tiết tương ứng với phiếu xuất kho, đồng thời tự cập nhật vào bảng kê khai hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra. Tại thời điểm này, người dùng có thể tùy ý sửa chữa thông tin trên các hóa đơn đó hoặc có thể hủy bỏ nghiệp vụ phát sinh đó nếu chưa nhấn nút 'Lưu'. Sau khi kiểm tra cẩn thận thông tin trên các hóa đơn, người dùng mới nhấn nút 'Lưu' và in hóa đơn.

- Thời điểm ghi nhận đã phát hành hóa đơn trên ứng dụng: Một hóa đơn coi như đã phát hành (tăng số hóa đơn) sau khi người dùng tạo hóa đơn và nhấn nút 'Lưu', bất kể hóa đơn đó đã được in ấn hay chưa.

- Chú ý: Trường hợp 1 chứng từ phát sinh có từ 2 hóa đơn tự in trở lên, mới được tạo và chưa lưu tại máy A, thì người dùng khác trong mạng (máy B) sẽ phải chờ đến khi người dùng máy A nhấn nút 'Lưu' hoặc 'Hủy bỏ'  thì người dùng ở máy B mới có thể tiếp tục tạo hóa đơn. Điều này đảm bảo số hóa đơn là liên tục trong môi trường mạng nhiều người dùng

-   Nếu là hóa đơn đặt in: thì người dùng nhập trực tiếp các chỉ tiêu.

• Tab Bút toán doanh thu:

+    Định khoản các bút toán doanh thu

+    Hạn Thanh toán: Thời gian thanh toán

• Tab giá vốn: Định khoản các nghiệp vụ giá vốn và chiết khấu,giảm giá hàng bán…
• Sau khi Lưu: người dùng có thể làm bút toán thanh toán công nợ, bằng cách click vào nút “…” và chọn chứng từ tương ứng.

à   Báo cáo nhanh: Hệ thống báo cáo nhanh tự động đưa ra các báo cáo theo các chỉ tiêu liên quan mà người dùng đang nhập liệu như: mã hàng, tên hàng, số lượng tồn, giá vốn, số dư công nợ của khách hàng, …. Vì vậy người dùng dễ dàng nắm bắt được ngay các số liệu, kịp thời đưa ra các quyết định quản trị.

1. Các báo cáo

-->Xem Nhật kí chung ( cho thấy được phần kết chuyển giá vốn ngay sau khi nhập liệu )

-->Sổ thẻ báo cáo nhập mua, xuất bán hàng hóa chi tiết ( xem chi tiết được số hàng nhập xuất của từng mặt hàng, từng khách hàng )

-->Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn (xem được tổng hợp hàng hóa nhập-xuất-tồn -> tồn dầu kì, phát sinh trong kì, tồn cuối kì)

-->Báo cáo công nợ phải thu, phải trả : xem được tình hình số dư công nợ của từng khách hàng

2.2. Lĩnh vực dịch vụ

2.2.1 Phiếu thu

Tương tự như trong phiếu thu (lĩnh vực thương mại). Không tạo mã dịch vụ

 Ví dụ: Thu tiền góp vốn

2.2.2 Nhập mua hàng

- Nếu theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa. Người dùng vào phiếu nhập mua hàng hóa (làm tương tự trong lĩnh vực thương mại)

- Nếu không theo dõi chi tiết, người dùng vào hóa đơn dịch vụ đầu vào và tạo mã dịch vụ liên quan.

à Sau khi lưu, người dùng có thể thanh toán tiền ngay bằng cách nhấn vào nút “…” bên cạnh Số tiền và chọn chứng từ thanh toán.

2.2.3 Xuất sử dụng: Xuất NVL, CCDC phục vụ cho dịch vụ

(Phiếu xuất sử dụng H, CCDC, VT)

• Mã chứng từ, số chứng từ, ngày: phần mềm tự cập nhật hoặc người dùng có thể thay đổi hoặc điều chỉnh lại.
• Mã kho: Người dùng chọn mã kho tương ứng.
• Mã hàng hóa, ĐVT, số lượng: Chọn mã hàng hóa, và ĐVT, SL tương ứng.
• Giá vốn, tiền vốn: Bỏ trống nếu tính theo phương pháp trung bình tháng.
• Mã dịch vụ: Người dùng tạo mã dịch vụ tương tự như mã khách.

2.2.4 Hóa đơn dịch vụ đầu ra

( Sử dụng khi xuất bán dịch vụ)

Chú ý:

- Hộp kiểm Có thuế tiêu thụ đặc biệt. Nếu doanh nghiệp có chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, người dùng tích vào hộp kiểm này.

- Giá vốn: Người dùng căn cứ vào phần tiền vốn trong báo cáo chi tiết doanh thu dịch vụ.

+ Nếu như người dùng tập hợp chi phí 154 thì định khoản bút toán giá vốn trong phiếu hóa đơn dịch vụ đầu ra (Nợ TK 632, Có 154)

+ Nếu như người dùng không tập hợp chi phí qua 154 mà chuyển thẳng Tk 632, thì bỏ toán giá vốn trong hóa đơn dịch vụ đầu ra.

2.2.5. Phiếu chi

Ví dụ: Thanh toán tiền lương, chi tiền điện nước… phục vụ chung cho doanh nghiệp nên không tạo mã dịch vụ

2.2.6. Báo cáo

            - Báo cáo chi tiết doanh thu dịch vụà Chi tiết cho từng dịch vụ.

                                                                    à Chi tiết cho từng khách hàng.

                                                        à Theo dõi giá vốn, phát sinh, doanh thu liên quan đến dịch vụ.

- Báo cáo tổng hợp doanh thu dịch vụ à Tổng hợp số liệu phát sinh của tất cả các dịch vụ.

Note: