TH1. Tôi muốn tạo ra một CSDL hoàn toàn riêng biệt làm cho công ty khác. Tôi làm thế nào?

- Bước 1: Vào  Menu Hệ Thống

- Bước 2: Chọn Tạo đơn vị kế toán mới.

+ Chọn Chế độ kế toán (QĐ 15 hoặc QĐ 48) phù hợp với doanh nghiệp

+ Chọn đường dẫn đến ổ cần lưu, đặt tên công ty cần làm ( tại đây người dùng có thể đặt tên công ty mình cần làm) -> Save

- Bước 3: Tệp cơ sở dữ liệu đã được tạo --> Đồng ý.

TH2: Tôi đang làm một phiếu chi. Nhưng nó thông báo là trùng chứng từ. Tôi có lưu không? và nếu lưu như thế thì số chứng từ không hợp lệ. Tôi phải  làm như thế nào?

- Bước 1: Bạn vẫn nhấn lưu

- Bước 2: Bạn sẽ đánh lại số chứng từ. Bằng cách:

+ Vào Menu Tổng Hợp -> Quản lý số chứng từ -> Đánh lại số chứng từ

+ Tại đây, người dùng có thể chọn

• Từ ngày... đến ngày...
• Ngày đánh lại số chứng từ
• Chọn phiếu cần đánh lại số chứng t
• -> Thực hiện.

TH3. Số khách hàng và số hàng hóa bên mình khá nhiều. Nếu mà đánh vào phần mềm thì khá lâu. Có cách nào nhanh không?

(Mẫu được lưu trong ổ D--> Tài liệu sử dụng)

- Bước 1: Người dùng đánh danh sách khách hàng, hàng hóa theo bảng excel mẫu.

- Bước 2: Thao tác:

 Vào danh mục khách hàng (update danh mục khách hàng ), danh mục hàng hóa (update danh mục hàng hóa) rồi kích chuột phải vào danh mục -> Chọn " -> "Nhập khẩu dữ liệu" ->   Danh mục mã cấp ( update mã mẹ )

--> Danh mục mã chi tiết ( update khách hàng hoặc hàng hóa cụ thể)

    Nếu có mã mẹ: thì phải tạo trực tiếp trước hoặc update trước khi Update mã chi tiết

    Note: Khi update phần mềm sẽ nhận Sheets đầu tiên trong tệp excel

--  Có thể tham khảo theo mẫu như hình1 (Update hàng hóa); hình 2( Update khách hàng)

                                   Hình 1: Update khách hàng

                                              Hình 2: Update khách hàng

TH4: Trong mục nhãn ký tên em ghi tên hệ thống thông báo là mã hoặc tên trùng nhau là sao ạ?

   Đó là do: Tại tab Nhãn ký tên (Menu Danh mục ->Danh mục chứng từ kế toán -> Chứng từ kế toán) người dùng đã đánh " Nhãn ký tên"  và "Họ tên" trùng nhau.

TH5: Tôi muốn mang dữ liệu về nhà  làm thì phải làm thế nào?

- Bước 1: Tại máy công ty

Copy dữ liệu vào thiết bị lưu trữ (USB): Tệp dữ liệu (.fdb), bộ setupmda (nếu như máy làm việc chưa có)

- Bước 2: Tại máy ở nhà

+ Cài đặt bộ setupmda (trùng với bộ setupmda ở công ty)

+ Đăng nhập vào phần mềm, chọn đường dẫn CSDL --> Làm việc tiếp

- Note: Sau khi bạn làm việc với máy ở nhà xong. Bạn nên đổi tên tệp để đảm bảo khi copy vào máy công ty, dữ liệu cũ không bị mất đi.

TH5: Tôi download được rồi, nhưng khi đăng nhập vào nó thông báo như thế này:"The system DLL user32.ddl was relocated in memory.The application will not run properly.The relocation occurred because the DLL C:\WINDOWS\system32\HHCTRL.OCX occupied an address range reserved for Windows system DLLs.The vendor supplying the DLL should be contacted for a new DLL". Tôi làm thế nào?

 - Bước 1: Chuyển file "hhtrl.ocx" từ máy mình sang máy khách hàng (C:\WINDOWS\system32)

- Bước 2: Cắt file "user 32.dll" của máy khách (C:\WINDOWS\system32)

- Bước 3: Copy tệp "hhtrl.ocx" vào C:\WINDOWS\system32 

  Nếu máy có thay thế tệp mới bằng tệp cũ không? --> Yes

- Bước 4: Cắt tệp "user 32.dll" vào C:\WINDOWS\system32

--> Đăng nhập vào phần mềm.

TH6: Hôm nay mình không thể vào phiếu nhập kho. Thông báo là: Mã tiền tệ không hợp lệ

Lý do: Các trường Tên khách và địa chỉ khách hàng quá dài

- Bước 1: Bạn vào Tìm lọc

+ Mã chứng từ: Chọn NMH

+ Chọn: Từ ngày ... Đến ngày...

--> Nhần Tìm kiếm

- Tại chứng từ: Phiếu nhập kho cuối cùng, Người dùng nhấn "Chọn" để truy ngược về chứng từ gốc và sửa tên khách và địa chỉ khách hàng (rút gọn tên khách và địa chỉ)

TH7: Tôi muốn thêm đơn vị tính và hàng hóa, để khi xuất hàng thi chỉ việc sổ xuống chọn đơn vị hàng hóa bán ra thì làm như thế nào?

- Bước 1: Vào Menu danh mục --> danh mục hàng hóa --> Chọn hàng hóa cần thêm đơn vị tính

- Bước 2: Nhấn Sửa --> Vào tab Đơn vị tính khác

  Tại ô " Các đơn vị tính quy đổi" bạn click chuột phải " Thêm đơn vị tính" Điền Số lượng, và ĐVT quy đổi.

TH8: Chức năng của máy trạm là gì?

- Máy trạm chỉ nhập liệu, không lưu dữ liệu

- Máy trạm chỉ làm việc được khi kết nối với mày chủ.

- Máy trạm không in ấn được khi không có bản quyền.

TH9: Chị muốn thay đổi nhãn/logo doanh nghiệp thì làm thế nào?

- Bước 1: Vào hệ thống -> Tham số tùy chọn

- Bước 2: Vào Tab Logo -> Chị click vào: Sao chép vào -> Đưa logo của doanh nghiệp mình lên.

TH10. Khi chị Download phần mềm, tôi đăng nhập và có thông báo thế này?

Tôi phải làm thế nào?

- Click vào đồng ý.

- Cài đặt lại phần mềm.

TH11: Tôi muốn in các phiếu hàng loạt có được không?

- Hiện tại có thể in được phiếu thu + phiếu chi hàng loạt được.

- Bước 1: Vào menu báo cáo -> Chứng từ phát sinh

- Bước 2: Tại tab " Chứng từ kế toán"

+ Chọn: Từ ngày ... đến ngày

+ In ấn.

TH12: Nhưng khi in, nó báo lỗi, tôi không in được, tôi phải làm sao?

 - Lý do: Có một số phiếu, trường "diễn giải" quá dài.

 - Thao tác:

 + Bước 1: Vào Menu "Tổng Hợp"-> vào "Tìm lọc chứng từ"

• Chọn Mã chứng từ:
• Từ ngày .. đến ngày..,
• Nhấn "Tìm kiếm"

  + Bước 2: Kiểm tra số chứng từ cuối.

   Click phải chuột vào chứng từ cuối cùng, nhấn " Chọn" để truy ngược về chứng từ gốc. và sửa trường "diễn giải".

TH13: Tại sao trên bảng cân đối tài khoản và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của tôi, TK 642 lại không bằng nhau.

- TK 642 trong bảng cân đối TK (và sổ Chi tiết TK 642) sẽ lấy đôi ứng của các TK: 1111,1121,142,334...

- TK 642 trong Báo cáo kết quả hoạt động lấy đôi ứng của TK 911 (= TK_KyNay(911,No,PS,642).

TH14: Anh không nhập tiếp chứng từ được, mặc dù anh chưa nhập đủ các chứng từ cho phép (anh dùng gói MDA3).

Anh chưa cắm key vào. PM tự động sẽ hiểu là anh đang dùng phiên bản dùng thử.

Anh cắm key vào và chạy lại thui.

TH15: Khách hàng nói tại sao TK 3334, số dư đầu kỳ bên nợ, mà tại sao khi xem TK nó lại ở bên có.

Đó là khi làm trên excel, thì mình có thể làm Nợ TK 3334 được, nhưng khi mình làm trên phần mềm, tất cả các TK đầu 3 hoặc đầu 4. Số dư cuối kỳ sẽ nằm bên có. Vì thế, khi anh nhập số dư đầu kỳ TK 3334 bên nợ, khi vào phần mềm nó sẽ chuyển sang bên có.

Tuy nhiên, điều đó không ảnh hưởng gì đến báo cáo

TH 16: Em muốn chỉnh sửa số dư đầu kỳ TK 1111 thì phải làm thế nào? Em đã vào Menu Tổng hợp -> Số dư ban đầu rồi, nhưng không thấy đâu.

Lý do: Phần mềm của bên mình là liên năm, cuối kỳ của năm này sẽ chuyển sang đầu kỳ năm sau. Vì thế, khi bạn vào số dư đầu kỳ của năm đang phát sinh (2012) để sửa số TK là không được mà phải truy ngược về năm trước.

TH 17: Tại sao doanh thu của tớ (TK 511) trong bảng cân đối các tài khoản và trong phần kê khai thuế (hóa đơn bán hàng) bị lệch nhau.

- Bước 1: Kiểm tra  xem số lệch là bao nhiêu? -> Xem lại bảng cân đối TK, xem có tài khoản nào có đúng số tiền chênh lệch không?

- Bước 2: Nếu trong các bảng cân đối TK không có tài khoản nào trùng nhau, bạn có thể kiểm tra xem TK doanh thu (5111, 5113...) bằng cách vào tìm lọc để xem có TH nào có doanh thu mà không có tền thuế