Hơn 10 năm phát triển và hoàn thiện
... với chất lượng ngày càng cao ...và tốt hơn nữa
TÀI LIỆU TƯ VẤN
Một sản phẩm có bán chạy hay không ? có được tin dùng và sử dụng rộng rãi hay không ? .Điều đó không chỉ phụ thuộc vào những tính năng hữu dụng phù hợp với mục đích của người sử dụng, chất lượng, mẫu mã, khả năng đáp ứng được nhu cầu khách hàng trong mỗi giai đoạn đổi mới … mà cách thức quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng cũng là một yếu tố quan trọng .Nó ảnh hưởng khá lớn tới sự phát triển thương hiệu cũng như sự phổ biến của sản phẩm .
Một nhà kinh tế đã nói : “Thời gian đang thay đổi. Cách mà con người được quy định để tiếp nhận thông tin sẽ quyết định hay củng cố sự yêu thích sản phẩm nào hơn và cách đó hiện nay đang phát triển “ .Để truyền tải được nội dung thông tin sản phẩm tới khách hàng, đưa họ tiếp cận gần hơn với sản phẩm và cuối cùng yêu thích sử dụng sản phẩm .Đó là cả một quá trình không hề đơn giản trong kinh doanh - vấn đề này luôn được nhiều nhà kinh tế, tư vấn kinh doanh hết sức quan tâm và đặt ra những chiến lược, mục tiêu cụ thể .
Ngày nay việc quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng có nhiều phương thức, có thể là trên các TV, đài, báo, website, hội trợ … hay trao đổi thông tin bán hàng qua điện thoại là một trong những phương thức bán hàng được giới kinh doanh cho là có hiệu quả .Đối với những nhà kinh doanh theo hình thức bán hàng qua điện thoại họ đều tập trung vào đào tạo những tư vấn viên có khả năng tư vấn thuyết phục khách hàng tốt nhất .Dưới đây là một số những tài liệu rất hữu ích mà một tư vấn viên cần quan tâm :
Một số kĩ năng khi tư vấn
+) Trước khi gọi điện cần :
+) Một số lưu ý khi gọi điện :
Quy trình tư vấn và một số tình huống hỏi, đáp khi tư vấn
Xem sơ qua thông tin về khách hàng để đánh giá khách hàng có tiềm năng hay không
Khi khách hàng alo
TL : Em chào anh( chị ) ạ .Em xin giới thiệu em là … bên Công ty Phần mềm kế toán Metadata
Em có thấy anh ( chị ) đăng kí vào trang web bên em để dowload phần mềm về cài đặt đúng không ạ ? .Em gọi điện lại xem anh ( chị ) có nhu cầu tìm hiểu phần mềm bên em đúng không ạ ?
anh ( chị ) cho em hỏi anh ( chị ) đã dowload về cài đặt được chưa ạ ?
- >>KH : Tôi chưa dowload …
TL : dạ vâng ạ, vậy anh ( chị ) sắp xếp thời gian bên em sẽ hướng dẫn anh ( chị ) dowload và cài đặt rất nhanh thôi ạ . Em xin giới thiệu một chút về phần mềm bên em ạ ( xem phần giới thiệu )
- >>KH : Tôi mới tải về chưa cài đặt được
TL :
+ Việc cài đặt phần mềm rất đơn giản thôi Anh/Chị ạ, anh chị chỉ cần qua 5 thao tác đơn giản và nhanh chóng là đã cài đặt xong phần mềm trên máy rồi!
Anh ( chị ) sắp xếp thời gian bên em sẽ hỗ trợ anh ( chị ) cài đặt rất nhanh thôi ạ
- >>KH: Tôi mới tải về sử dụng được một số Form nhưng chưa hiểu nhiều về cách nhập liệu
TL :
+ Vâng vậy anh chị có thể lên trang web bên em có các nick sáng hỗ trợ, bộ phận hỗ trợ sẽ giúp anh nhập liệu ạ. ( thông qua bản hỗ trợ từ xa -> hướng dẫn tải bản hỗ trợ từ xa về máy )
+ ngoài ra anh lên trang web bên em có mục hỗ trợ ở đó có một số đoạn Video giới thiệu nhập liệu vào phần mềm. Sau khi cài đặt trên màn hình desktop có hướng dẫn sử dụng anh/ chị có thể tham khảo thêm.
+ Giới thiệu một vài ưu điểm của phần mềm -> khuyến khích khách hàng lên mạng để được hỗ trợ.
Giới thiệu :
Giới thiệu tổng quát một số điểm mạnh của phần mềm nhằm kích thích khách hàng tìm hiểu về phần mềm như :
Phần mềm bên em được sử dụng rộng rãi và được đánh giá là dễ sử dụng .Đặc biệt phần mềm bên em còn có những tính năng mạnh vượt trội hơn mà những phần mềm khác hiện nay chưa đáp ứng được ( có thể đưa ra 1 số điểm mạnh dưới đây )
Hỏi : anh ( chị ) cho em hỏi bên anh ( chị ) hoạt động về lĩnh vực thương mại, sản xuất, xây lắp… ạ ?
KH : Thương mại
TL :Hiện tại sản phẩm bên em được hàng nghìn khách hàng trên toàn quốc sử dụng và được nhận xét là rất hoàn thiện trong lĩnh vực này .
- Báo cáo nhanh tự động hiển thị: Tự động hiển thị báo cáo của một số đối tượng như: Số dư công nợ, hàng tồn kho, quỹ tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng, ... theo ngữ cảnh của người dùng khi đang cập nhật chứng từ liên quan đến đối tượng chi tiết.
Ví dụ:
+ Khi nhập/xuất hàng hóa, ứng dụng sẽ tự động hiển thị số lượng hàng tồn chi tiết theo từng kho và số dư công nợ của khách hàng liên quan mà người dùng cập nhật.
+ Khi cập nhật chứng từ Phiếu thu/chi, ứng dụng sẽ hiện thị tiền mặt tồn quỹ, số dư công nợ của khách hàng, số dư tiền gửi liên quan mà người dùng cập nhật.
KH : Xuất nhập khẩu
TL : Hiện nay phần mềm bên em được khách hàng rất ưa chuộng sử dụng bởi đáp ứng tốt các lĩnh vực Thương mại, sản xuất, xây dựng, xuất nhập khẩu … Xuất nhập khẩu là một trong những lĩnh vực phần mềm bên em rất hoàn thiện
KH : Dịch vụ
TL : Dạ vâng, PM bên em khá hoàn thiện trong lĩnh vực này
KH : Sản xuất
TL : Rất nhiều công ty sản xuất đã mua và tin dùng sản phẩm bên em vì PM bên em có nhiều ưu điểm trong lĩnh vực này .
KH : Xây lắp
TL : Dạ vâng, đây là một trong những lĩnh vực mà phần mềm bên em được những khách hàng đã và đang sử dụng đánh giá là có nhiều tính năng vượt trội và dễ sử dụng
KH : Xây dựng
TL :Theo đánh giá của hàng nghìn khách hàng trên toàn quốc đã và đang sử dụng phần mềm bên em thì PM bên em đáp ứng rất tốt lĩnh vực này với nhiều tính năng vượt trội
……..
Em chào anh ( chị ) ạ ! Em là … bên Công ty Phần mềm kế toán Metadata ạ ! em gọi cho anh ( chị ) hỏi xem trong quá trình sử dụng phần mềm bên em anh ( chị ) gặp gì vướng mắc cần bên em hỗ trợ không thì bên em sẽ hỗ trợ cho ạ
… sau đó hỗ trợ cho khách hàng qua teamviewer, yahoo nếu khách hàng có nhu cầu
(*) Một số tình huống gặp phải khi hỗ trợ khách hàng sau mua
1/ Thanh lý TSCĐ rồi nhưng vẫn trích khấu hao ?
Đáp : vào danh mục -> danh mục TSCĐ à chọn ngưng khấu hao tại mục hiện trạng
2/ máy báo trùng số chứng từ ?
Đáp : vào Tổng hợp chọn quản lý chứng từ và thực hiện 2 thao tác : đánh lại số chứng từ và đặt lại số chứng từ cuối vào mã chứng từ cần theo dõi ( xem số chứng từ cuối sau khi đánh lại ) à PM sẽ tự động đánh số chứng từ tiếp theo khi phát sinh các chứng từ sau
3/ Có phải khai báo nguyên giá ,khấu hao TSCĐ ?
Đáp : Phần mềm tự động cập nhật vào thẻ TSCĐ sau khi phát sinh các chứng từ mua sắm ,sữa chữa ,thanh lý ,nhượng bán TSCĐ ( Khi mua vào khai báo danh mục TSCĐ à rồi vào các chứng từ liên quan như PKT ,phiếu chi … để nhập dữ liệu à phân bổ khấu hao TSCĐ ( Tổng hợp ,chọn trích và phân bổ khấu hao TSCĐ ) .Tại đây chọn số chứng từ và thời gian ps chứng từ cần pb và ấn tổng hợp sổ sách ….
4/ Có thể lên BCTC khi nào và có chỉnh sửa được không ?
Đáp : - Có thể lên báo cáo bất kì thời điểm nào
5/ Làm thế nào để định dạng lại báo cáo
Đáp : vào báo cáo cần chỉnh sửa -> chọn -> mục có hình chữ nhật và có dấu thăng bên trong ( phía trên bên trái màn hình ) và chỉnh sửa tùy ý
6/ Các khoản cp trả trước thì làm thế nao ?
Đáp : trước hết cp trả trước tập hợp vào 142 or 242 rồi phân bổ ( sd cho bp nào thì ghi tăng cp bp đó )
7/ Chỉ cho ngưới khác xem chứ không được sửa (hoặc sửa 1 số phần ) chứng từ ,sổ sách thì làm thế nào ?
Đáp :vào hệ thống à Ng sd à quản trị ng sd à Chọn Người sử dụng trong "Danh sách người dùng", mục "Phân quyền" bên phải hiển thị toàn bộ quyền của người dùng tương ứng. Nếu hộp kiểm của từng mục phân quyền được chọn (có dấu) thì người dùng đó có quyền thực hiện chức năng tương ứng. Ngược lại, hộp kiểm rỗng thì người dùng đó không được thực hiện chức năng tương ứng.
8/ Không sd được các cửa sổ khác khi cập nhật số dư đầu ?
Đáp : Khi cửa sổ "Số dư ban đầu" đang được mở thì người sử dụng khác trong mạng sẽ không thể cập nhật được các chứng từ phát sinh, vì vậy cần đóng cửa sổ này khi đã cập nhật xong.
9/ Vì sao không nhập được số dư chi tiết của Hàng hóa ?
Đáp : Để nhập được số dư chi tiết của Hàng hóa, trước hết trong bảng Tài khoản người sử dụng cần nhập vào mã tài khoản hàng hóa (Tài khoản này phải có thuộc tính là theo dõi chi tiết hàng hóa đã được thiết lập trong phần Danh mục Hệ thống Tài khoản).
10/ mục sao lưu cơ sở dữ liệu có tác dụng gì ?
Đáp : Sử dụng chức năng này để sao lưu đơn vị kế toán mà bạn đang làm việc.
- Thao tác: chọn menu "Hệ thống" | "Sao lưu cơ sở dữ liệu (dạng ZIP)"
Trong cửa sổ "Lưu vào tệp..." người sử dụng cần chọn ổ đĩa, thư mục và tên tệp sao lưu rồi nhấn nút Save. Sau khi sao lưu người sử dụng có thể copy tệp này sang thiết bị lưu trữ khác (như đĩa CD, thẻ nhớ, hay ổ cứng khác ...) để lưu trữ, phòng hờ trường hợp hỏng ổ cứng sẽ mất dữ liệu.
Gợi ý: Để tránh nhầm lẫn giữa các đơn vị Kế toán khác nhau và thời điểm sao lưu, người sử dụng nên đặt tên tệp sao lưu là tên rút gọn của đơn vị Kế toán (tên Doanh nghiệp) kết hợp với ngày sao lưu.
Ghi chú: Vì tệp sao lưu được nén dưới dạng tệp ZIP, nên để khôi phục và làm việc với tệp cơ sở dữ liệu đã lưu trữ, người sử dụng phải giải nén mới có thể sử dụng được. Để giải nén, trong cửa sổ quản lý tệp tin của Windows (Explore), kích phải chuột vào tệp sao lưu rồi chọn chức năng "Extract ..."
11/ Máy báo quá chứng từ ,không in được chứng từ ?
Đáp : Đóng phần mềm lại ,cắm lại key ,bật lại
12/ Máy trạm không xem được báo cáo
Đáp : Kiểm tra đường dẫn ,xem có kết nối mạng Lan không ?
13/ Làm thế nào để in 1 loạt phiếu thu chi ?
Đáp : hiện tại PM chưa có chức năng in 1 loạt các chứng từ cùng lúc
14/ Có thể thay đổi tiêu đề cho các chứng từ không ( phiếu thu ,chi ,nhập ,xuất …) ?
Đáp : Vào danh mục chọn danh mục chứng từ à chọn chứng từ cần sửa bằng cách ấn chuột phải vào chứng từ cần sửa và chọn sửa ….
15/ Muốn xem báo cáo chi tiết chi phí thu mua của từng mặt hàng ?
Đáp : Vào báo cáo à sổ thẻ hàng hóa à thẻ kho chi tiết cp thu mua
16/ Quy trình tính giá thành sp ?
Đáp :
17/ Cách tạo 1file cơ sở dữ liệu mới như thế nào ?
Đáp : vào hệ thống chọn tạo đơn vị kế toán mới .Trong cửa sổ "Tệp cơ sở dữ liệu", người sử dụng cần chọn ổ đĩa, thư mục và đặt tên cho Cơ sở dữ liệu rồi nhấn nút Save. Ứng dụng sẽ tạo 1 Cơ sở dữ liệu cho đơn vị Kế toán mới. Khi đăng nhập vào MetaData Accounting, nhấn nút "..." trong mục Cơ sở dữ liệu, chọn tệp cơ sở dữ liệu vừa tạo để làm việc.
Chú ý: Tên cơ sở dữ liệu và đường dẫn không có dấu tiếng Việt ( nên viết tên của công ty –nếu làm nhiều công ty )
18/ nếu sau khi cài đặt mà đăng nhập bị lỗi ?
Đáp : kích chuột phải vào biểu tượng của phần mềm ,chọn properties và chọn compatibility và tích chọn run this program
19/ Khi in báo cáo mà có 1 phần không muốn in ( VD : không muốn in phần diễn giải ) thì làm thế nào ?
Đáp : trên báo cáo có các ô có dấu tích( √ ) ,nếu không muốn in phần nào thì bỏ tích (√)phần đó
20/ Không đánh được tiếng việt vào phần mềm trên win 7 hoặc win Vista ?
Đáp :
- Tắt chương trình vietkey hoặc unikey
21/ Khi cài đặt xong ,mở phần mềm nên thì thấy các phân hệ (Form) bị lỗi phông chữ thì xử lý thế nào ?
Đáp : kích chuột phải vào màn hình desktop chọn properties -> chọn Appearanca -> chọn Avanced-> kích chuột vào message box .Tại Item chọn Active Title bar ,tại Font chọn Tahoma -> Ok -> Apply
22/ Đăng kí bản quyền thế nào ?
Đáp : Vào phần mềm chọn mục hỗ trợ -> đăng kí sử dụng ,cung cấp dãy số serial cho Công ty phần mềm Metadata .Sau đó Công ty Phần mềm Metadata sẽ cấp cho bạn số key tương ứng -> bạn nhập số key đó gói đã đăng kí -> đăng kí ( sau khi nhấn đăng kí thì đóng phần mềm và mở lại để key bắt đầu có hiệu lực )
23/Trường hợp 1 chứng từ phát sinh có từ 2 hóa đơn tự in trở lên, mới được tạo và chưa lưu tại máy A, thì người dùng khác trong mạng (máy B) có tạo được tiếp hóa đơn không ?
Đáp :Trường hợp 1 chứng từ phát sinh có từ 2 hóa đơn tự in trở lên, mới được tạo và chưa lưu tại máy A, thì người dùng khác trong mạng (máy B) sẽ phải chờ đến khi người dùng máy A nhấn nút 'Lưu' hoặc 'Hủy bỏ' thì người dùng ở máy B mới có thể tiếp tục tạo hóa đơn. Điều này đảm bảo số hóa đơn là liên tục trong môi trường mạng nhiều người dùng.
24/ Tôi đã tạo hóa đơn tự in và phát hiện sai .Bây giờ tôi muốn xóa đi có được không và nếu không được thì phải làm thế nào ?
Đáp : Khai đã tạo hóa đơn tự in thì không thể xóa được chứng từ và hóa đơn tự in đó .Có thể thay thế việc xóa bằng hủy hóa đơn .Dưới đây là 1 số trường hợp thường gặp
a) Hủy hóa đơn tự in sai thay thế bằng hóa đơn tự in mới :
- Hủy hóa đơn :kích chuột vào mục hộp kiểm hủy cho hóa đơn muốn hủy
- Tạo hóa đơn mới : kích vào tạo hóa đơn tự in và tạo háo đơn mới
b) Hủy hóa đơn nhưng vẫn giữ nguyên nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- vào chứng từ cần hủy hóa đơn -> sửa -> phần định khoản nghiệp vụ giữ nguyên ,còn phần hóa đơn GTGT kích vào hộp kiểm "hủy" cho hóa đơn cần hủy -> lưu
c) Hủy cả hóa đơn và dịnh khoản nghiệp vụ
+ Xóa nghiệp vụ :
- Xóa toàn bộ những hàng hóa xuất bán ( đối với việc xuất hàng hóa ,dịch vụ chi tiết )
- Thay số tiền cũ bằng số tiền có giá trị bằng 0 ( không theo dõi chi tiết dịch vụ đối với phiếu thu và giấy báo có )
+ Hủy hóa đơn :
-Kích vào nút "hủy" trong hộp kiểm để hủy hóa đơn cần hủy
25/ Khi mua TSCĐ và CCDC và ghi cùng 1 hóa đơn thì vào phần mềm thế nào ?
Đáp : Thực hiện các thao tác sau :
-Phiếu nhập mua hàng hóa-vật tư
Thực hiện nhập mua CCDC.Tại phiếu này định khoản : Nợ TK 153 / có TK 331 (Bỏ qua phần thuế)
Hóa đơn dịch vụ đầu vào
-Thực hiện bút toán nhập mua TSCĐ. tại phiếu này định khoản : Nợ TK 211, Nợ Tk 133 / có TK 331
* Lưu ý : phần thuế ở đây là bao gồm cả thuế của TSCĐ và CCDC
--> Sau khi đã nhập 2 phiếu trên và lưu
Nếu thanh toán tiền luôn thì vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ để thực hiện thanh toán tiền . Số tiền thanh toán là tổng tiền của cả hóa đơn
26/ Khi phát sinh các hóa đơn mua hàng mà không có số lượng, đơn giá mà chỉ có tổng tiền thì có vào phiếu nhập mua hàng được không ?
Đáp : Trường hợp này thường là không theo dõi chi tiết từng mặt hàng nên sẽ vào phiếu kế toán để ghi nhận mua hàng. Sau đó thanh toán thì vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ
27/Mình đã phân bổ CCDC của tháng đầu tiền rồi, bây giờ phân bổ tháng tiếp theo nhưng mình không muốn phân bổ theo số tiền tháng đầu tiên thì phải làm thế nào?
Đáp :
-Phần mềm cho phép người dùng thay đổi số tiền phân bổ theo từng kì. Để thay đổi số tiền bạn chỉ cần thao tác phân bổ như mọi lần và phần phân bổ kì này bạn điền số tiền cần phân bổ vào. Phần mềm sẽ tự động cập nhật và phân bổ theo đúng số tiền đó
-Ngoài ra bạn không phải thực hiện bút toán phân bổ mà chỉ cần điền vào mã TK phân bổ là phần mềm sẽ tự động phân bổ theo mã TK đã khai báo. Được thể hiện ngay trên sổ Nhật kí chung
28/ Mình mua Hàng Hóa về và có phần chi phí vận chuyển. Mình sẽ vào đâu để ghi nhận tiền phí vận chuyển và xem chi tiết phân bổ chi phí vận chuyển đó tại đâu ?
Đáp :
- Vào hóa đơn dịch vụ đầu vào và ghi nhận phần chi phí vận chuyển
- Vào phần phân bổ chi phí thu mua.
Tại đây điền các chỉ tiêu, chọn phương pháp phân bổ và ấn Tổng hợp sổ sách.
Kích chuột vào phần chứng từ chi phí và chứng từ mua hàng để phần mềm phần bổ chi phí thu mua
---> Để xem chi tiết phần chi phí thu mua người dùng vào phân hệ báo cáo và chọn sổ thẻ hàng hóa, chọn thẻ kho (chi tiết phí thu mua)
29/ Mình muốn tạo lại số chứng từ của nhiều chứng từ thì phần mềm có tạo lại được không và tạo thế nào ?
Đáp :
Phần mềm có phần đánh lại số chứng từ. Thực hiện việc đánh lại số chứng từ như sau
Vào Tổng hợp --> Quản lý chứng từ --> đánh lại số chứng từ -->chọn thời gian và mã chứng từ cần đặt lại số chứng từ rồi ấn thực hiện.
30/ Mình muốn thay đổi phông chữ của chứng từ và thay đổi kích cỡ của chứng từ có được không ?
Đáp :
Bạn có thể thay đổi phông chữ của chứng từ nhưng không thay đổi được kích cỡ của chứng từ được (kích cỡ của chứng từ là cố định). Thao tác đổi phông chữ như sau
- Vào phân hệ danh mục --> danh mục chứng từ --> kích chuột phải vào mã chứng từ cần đổi phông và chọn sửa chứng từ. Sau đó bạn sửa phông chữ tùy ý
31/ Mình muốn chuyển tiền ngân hàng của công ty mình sang TK của ngân hàng công ty KH thì vào phần mềm thế nào ? và nếu mình chuyển tiền từ tài khoản Ngân hàng này sang TK Ngân hàng khác nhưng đều thuộc của công ty mình thì thao tác thế nào ?
Đáp:
- Vào Giấy báo nợ làm phiếu bình thường, chỉ chú ý phần dưới
+)TH1:
* Lưu ý : - Nếu ở tab nợ các TK mà có tạo mã ngân hàng thì TK tại ngân hàng vừa tạo
mã sẽ tăng thêm.
- Nếu tạo mã ngân hàng ở tab nợ các TK và phần mã ngân hàng ở trên cùng phiếu mà trùng nhau thì số tiền trong ngân hàng đó sẽ không thay đổi
+)TH2:
32/ Mình làm bên xây dựng, mình đã làm phiếu kế toán để thực hiện tính lương cho công trình nhưng khi xem phần báo cáo tổng hợp chi phí theo yếu tố thì thấy khoản tiền lương đó lại ghi ở mục " khoản mục không xác định "
……………