Các trường hợp phát sinh giữa khách hàng với công ty.

+ Khách hàng tìm hiểu phần mềm

Các trường hợp:

-         Khách hàng đăng ký thành viên trên trang web

-         KH gọi điện trực tiếp tới các số điện thoại của công ty

-         Kh liên hệ đến công ty

-         Nhân viên công ty trực tiếp giới thiệu hoặc tìm kiếm được khách hàng

     Bộ phận tiếp nhận và xử lý:

-         Bộ phận tư vấn, kinh doanh

-          

+ khách hàng đăng ký sử dụng phần mềm

    Quy trình:

1/ trường hợp triển khai trực tiếp tại địa điểm khách hàng:

-         Làm 02 bộ hợp đồng ký đóng dấu

-         01 phiếu thu 2 liên

-         Giấy giới thiệu nhân viên đến triển khai cài đặt và thu tiền

-         Key cứng và giấy bảo hành key cứng nếu có

-         Xuất Hóa đơn GTGT

      Bộ phận tham gia:

Bộ phận kế toán văn phòng: Thực hiện làm các giấy tờ, thủ tục cần thiết

Bộ phận Kỹ thuật triển khai cài đặt: tìm hiểu thông tin về khách hàng, thời gian, địa điểm và cầm giấy tờ đến triển khai cài đặt, hướng dẫn và thanh toán.

Giám đốc:  Cấp key

2/ Trường hợp cài từ xa

-         Gửi 02 bộ hợp đồng đóng dấu đến địa chỉ khách hàng

-         Sau khi nhận được hợp đồng ký đóng dấu của khách đề nghị khách hàng Thanh toán giá trị tương ứng với giá trị tương ứng ký kết trên hợp đồng cho công ty.

-         Sau khi Công ty nhận được tiền chuyển khoản hoặc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt mới cấp key đồng thời làm các thủ tục để chuyển lại cho khách hàng như:

+ key cứng

+ Giấy bảo hành

+ Hóa đơn GTGT

        Bộ phận tham gia:

Tư vấn hỗ trợ lấy

-         các thông tin liên quan đến khách hàng như: tên công ty, địa chỉ, MST, người liên hệ, số điện thoại, giá trị gói sản phẩm, số lượng, … để điền lên hợp đồng và trình ký.

-         Sau khi nhận lại được hợp đồng đã ký của khách hàng thì chuyển lại cho kế toán,văn phòng

Kế toán văn phòng:

-         Sau khi nhận được hợp đồng từ bộ phận tư vấn hỗ trợ thì theo dõi tình hình thanh toán tiền và kết hợp với bộ phận này để đốc thúc tình hình thanh toán

-         Sau khi nhận được tiền của khách hàng thì xuất hóa đơn, đề nghị giám đốc cấp key, làm giấy bảo hành key cứng và theo dõi vào danh sách khách hàng đã mua

Giám đốc:

-         Căn cứ trên hợp đồng và thông tin về key của khách hàng để Cấp key

+ khách hàng đề nghị chuyển đổi key hoặc bị hỏng máy đề nghị xử lý vấn đề key

Các trường hợp:

-         Khách hàng đang dùng key mềm muốn chuyển sang key cứng:

thủ tục chuyển đổi key cứng

+ Lấy lại thông tin key cũ đã cấp, lên máy tính của khách hàng xem tình trạng key cũ có hoạt động không ( nếu key cũ không hoạt động thì có thể đó không phải máy đã được cấp key, hệ điều hành đã bị thay đổi  hoặc đang dùng phiên bản > phiên bản 1623  Vì vậy để xác minh chính xác đúng máy đã cài hay không tốt nhất nên cài đặt nâng cấp về phiên bản setupmda1369.exe để test)

+ Nếu máy đang dùng đúng là máy được cấp bản quyền thì chuyển cho khách hàng mẫu đề nghị chuyển đổi key cứng.

+ Nếu cài về phiên bản 1369 mà key không đúng thì xem xét xem nguyên nhân: bị thay đổi phần cứng, thay đổi hệ diều hành win, thay máy, mất mã số key.

-         Kh đang dùng gói thấp hơn chuyển sang gói cao hơn

+ đề nghị khách hàng chuyển tiền thanh toán giá trị tương ứng ( căn cứ bảng giá niêm yết phần Phí chuyển đổi )

+ sau khi nhận được tiền thì lấy lại số serial và cấp key mới ( Số serial là số thể hiện ở Menu Trợ giúp | Đăng ký sử dụng trong phần mềm)

-         Kh đang dùng key cứng bị mất key

Trường hợp khách hàng bị mất key cứng thì được coi là mất bản quyền đăng ký và nếu muốn dùng tiếp thì sẽ phải đăng ký bản quyền mới. Chính sách hỗ trợ sẽ tương ứng với chính sách khách hàng đăng ký gói thứ 2.

-         Kh đang dùng key mềm bị hỏng máy

Trường hợp khách hàng bị hỏng máy thì phải thông báo ngay với Công ty để công ty tư vấn thủ tục và có những biện pháp kỹ thuật kiểm tra và hỗ trợ cấp lại key.

+ khách hàng phải cung cấp chi tiết tình hình máy bị hỏng, lỗi

+ linh kiện nào đã bị thay thế

( Các thủ tục đã được ghi rõ trong hợp đồng )

-         Kh bị hỏng key cứng

Trường hợp khách hàng bị hỏng key cứng thì chuyển lại cho công ty key cứng đó, công ty sẽ hỗ trợ cấp lại key cứng

+ key cứng sẽ được bảo hành 01 năm

+ Sau thời hạn bảo hành nếu key cứng bị hỏng thì khách hàng sẽ phải thanh toán phần chi phí mua USB khác ( chi phí này đã ghi rõ trong hợp đồng )

Bộ phận tham gia:

Tư vấn hỗ trợ: Căn cứ vào từng trường hợp để làm các thủ tục cần thiết

Kế toán văn phòng: Kết hợp với bộ phân tư vấn theo dõi khách hàng và đề mghị cấp lại key nếu có

+ Khách hàng Muốn làm đại lý cung cấp phần mềm cho công ty

Trường hợp khách hàng muốn tham gia làm đại lý cung cấp phần mềm kế toán cho công ty thì sẽ có chính sách và chế độ riêng

Tùy từng thời điểm mà có chế độ, chính sách khuyến khích phù hợp

Khi khách hàng có nhu cầu thì sẽ chuyển lại cho 1 người quản lý riêng về mảng đại lý

     Bộ phận tham gia:

-         Bộ phận tư vấn hỗ trợ

+ Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, lĩnh vực hoạt động, …

+ Sau khi tìm hiểu và xác định được khả năng của khách hàng thì chuyển lại cho Giám đốc công ty theo dõi.

Giám đốc công ty:

+ Phân người trực tiếp quản lý, giám sát

Người đảm nhận quản lý mảng đại lý:

+ kết hợp với bộ phận tư vấn để tìm hiểu thêm về khách hàng

+ liên hệ với khách hàng, giới thiệu chính sách và thực hiện toàn bộ các vấn đề liên quan với khách đại lý.

+ Khách hàng giới thiệu khách khác cho công ty hoặc mua tiếp gói mới

 - Khi khách hàng giới thiệu khách cho công ty hoặc mua tiếp gói mới thì có thể hỗ trợ cho khách hàng giới thiệu 5 – 10% giá trị hợp đồng hoặc hỗ trợ trực tiếp khách hàng mới phần giá trị đó.

 - Trường hợp khách hàng giới thiệu hoặc đăng ký từ gói thứ 3 trở đi thì được hỗ trợ từ 15 đến 25% giá trị hợp đồng, chính sách khách hàng này được hưởng tương đương với chính sách khách hàng là đại lý cá nhân.

       Bộ phận tham gia:

           Bộ phận tư vấn hỗ trợ

+ trực tiếp xác thực thông tin khách hàng đưa ra và kết hợp với bộ phận kế toán để thực hiện ký kết các hợp đồng mới.

+ được tính vào doanh số của tháng nhưng không được tính phần % doanh thu

           Bộ phận kế toán văn phòng

+ Thực hiện các quy trình, thủ tục ký kết hợp đồng mới và cấp key

+ đưa vào danh sách khách hàng đã mua và quản lý thông tinh của khách hàng

+ Khách hàng đề nghị sử dụng phần mềm để đào tạo hoặc liên kết kinh doanh

Trường hợp này tương tự như trường hợp khách muốn làm đại lý nhưng sẽ có chính sách riêng cho các đơn vị sử dụng phần mềm để đào tạo hoặc liên kết kinh doanh.

+ Khách hàng Muốn viết các chương trình riêng theo yêu cầu đặc thù

Các trường hợp:

+ khách hàng muốn tích hợp vào phần mềm chức năng mới, phiếu mới, báo cáo hoặc hóa đơn riêng

+ khách hàng muốn viết phần mềm mới theo yêu cầu riêng

    Bộ phận tham gia:

          Bộ phận tư vấn hỗ trợ:

+ tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, lấy các yêu cầu chi tiết của khách hàng, lấy báo cáo mẫu, hóa đơn mẫu, phiếu mẫu, …

+ Trình bày lại ý tưởng tích hợp, viết phần mềm mới của khách hàng cho bộ phận phân tích

+ Sau khi bộ phận phân tích đánh giá và trả lời về việc thực hiện tích hợp được hay không, chi phí bao nhiêu, thời gian tích hợp, … thì bộ phận hỗ trợ sẽ thông báo lại cho khách hàng về tình hình thực hiện và làm các thủ tục ký kết hợp đồng

         Bộ phận phân tích:

+ căn cứ trên yêu cầu của khách hàng để đánh giá và đưa ra thời gian, chi phí cụ thể  và phản hồi lại bộ phận tư vấn

+ Khách hàng gặp các vấn đề về dữ liệu, cài đặt, nâng cấp và các vấn đề khác phát sinh liên quan đến phần mềm.

Các trường hợp

+ lỗi cơ sở dữ liệu

+ không kết nối cơ sở dữ liệu

+ không biết cơ sở dữ liệu ở đâu

+ không biết thế nào là cơ sở dữ liệu

+ cài đặt mới không kết nối cơ sở dữ liệu

+ Kết nối từ máy trạm sang máy chủ không được

+ mới cài lại win không có phần mềm

+ copy dữ liệu từ nơi này đến nơi khác để làm việc

+ lưu trữ dữ liệu

+ Mất dữ liệu đề nghị tìm lại

      Bộ phận tham gia:

          Bộ phận tư vấn:

+ Tùy từng trường hợp cụ thể mà dùng các hình thức để hỗ trợ khách hàng xử lý ngay tại thời điểm đó và trả lời lại khách hàng luôn

+ Trường hợp không thể xử lý ngay được hoặc chưa biết nguyên nhân thì đề nghị bộ phận kỹ thuật trợ giúp hoặc nếu lỗi cơ sở dữ liệu thì tải về để bộ phận kỹ thuật thực hiện kiểm tra, khắc phục

           Bộ phận kỹ thuật:

+ Hướng dẫn, Hỗ trợ bộ phận tư vấn thao tác trực tiếp

+ Kiểm tra Khắc phục cơ sở dữ liệu nếu có lỗi

Các bộ phận trong công ty:

Bộ phận tư vấn, hỗ trợ:

Vị trí: 

là bộ phận chủ chốt tiếp cận trực tiếp khách hàng, tìm kiếm và đánh giá khách hàng tiềm năng đồng thời xử lý các trường hợp liên quan đến khách hàng.

Mô tả công việc:

+ Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

+ Gọi điện thoại, giao dịch với khách hàng

+ Tư vấn cho khách hàng về sản phẩm

+ Hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty

+ Đánh giá và chăm sóc những khách hàng tiềm năng

+ Chốt khách hàng và thực hiện lấy thông tin gửi hợp đồng

+ kết hợp với các bộ phận khác để thực hiện tốt công việc

Trách nhiệm:

+ đảm bảo doanh số đề ra

+ Nắm rõ được những chức năng, tiện ích của sản phẩm

+ sử dụng thành thạo sản phẩm, biết cách ứng dụng nghiệp vụ của khách hàng vào sản phẩm

+ Gọi điện hoặc tiếp xúc trực tiếp phải Tư vấn được cho khách hàng đầy đủ những tính năng sản phẩm của công ty

+ Tìm hiểu sản phẩm các đối thủ cạnh tranh

+ Sử lý các vấn đề liên quan khi khách hàng vướng mắc, KH đề nghị

Quyền lợi:

+ Hưởng lương cơ bản + doanh số

+ Lương cơ bản tăng theo mức độ đáp ứng công việc

+ Hưởng các chế độ như của nhà nước

Bộ phận kế toán văn phòng

Vị trí:

 là bộ phận thực hiện các công tác liên quan đến kế toán công ty, quản lý tình hình chuyển phát hợp đồng, quản lý thông tin danh sách khách hàng đã mua

Mô tả công việc:

+ Thực hiện hạch toán kế toán công ty

+ Thực tham gia công tác đào tạo nghiệp vụ kế toán cho nhân viên mới

+ Quản lý danh sách khách hàng, các thông tin của khách hàng như tên, địa chỉ, điện thoại, người đại diện, gói sản phẩm đã đăng ký, số key.

+ Lập và quản lý chứng từ cần thiết như Hợp đồng, xuất hóa đơn, giấy giới thiệu, bảo hành

+ Chuyển và nhận Hợp đồng, thư từ giữa khách hàng với công ty

+ Kết hợp với các bộ phận khác để thực hiện tốt công việc

Trách nhiệm:

+ Đảm bảo thực hiện đủ quy trình, đảm nhận tốt các phần việc được giao

+ Quản lý tốt chứng từ, các thông tin của khách hàng để cung cấp cho các bộ phận khác khi có yêu cầu.

Quyền lợi:

+ Hưởng lương cơ bản

+ Hưởng các chế độ khác như của nhà nước

Bộ phận kỹ thuật, Triển khai

Vị trí:

 Là bộ phận trực chủ yếu test sản phẩm và hỗ trợ xử lý kỹ thuật liên quan đến phần mềm, đảm nhận triển khai trực tiếp tại địa điểm của khách hàng.

Mô tả công việc:

+ Xử lý kỹ thuật các trường hợp phát sinh liên quan đến phần mềm

+ Hướng dẫn chuyển giao kỹ thuật cho bộ phận tư vấn, kế toán

+ Test sản phẩm và những tính năng mới

+ đánh giá và phân tích những yêu cầu tích hợp của khách hàng

+ Trực tiếp triển khai hướng dẫn sử dụng sản phẩm tại địa điểm khách hàng.

Yêu cầu:

+ Đảm nhận tốt các công việc được giao